Geschreven door Aziz Talat

De bewaarplicht is een van die regels waar je pas achter komt als de Belastingdienst iets opvraagt uit een jaar dat je allang was vergeten. De hoofdregel is simpel, maar er zitten twee dingen in waar ondernemers regelmatig op misgrijpen: de langere termijn voor vastgoed en het moment waarop de klok gaat lopen.

De hoofdregel: zeven jaar

Je administratie bewaar je zeven jaar. Dat geldt voor de basisgegevens en in beginsel voor alle andere administratieve stukken.

Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt tien jaar. Hetzelfde geldt voor gegevens die horen bij de EU-btw-eenloketregeling.

Met de Belastingdienst kun je onder voorwaarden afspraken maken over kortere termijnen, maar ga daar niet zomaar vanuit.

Wanneer begint die termijn?

Hier zit de eerste valkuil. De klok begint niet altijd op de datum van het stuk zelf.

Zolang een gegeven nog actueel is, blijft het onderdeel van je lopende administratie. Heb je een leasecontract van vier jaar, dan begint de bewaartermijn van zeven jaar pas nádat die leaseperiode is afgelopen. In totaal bewaar je dat contract dus elf jaar.

Dat geldt voor alle langlopende afspraken: huurcontracten, financieringen, verzekeringen, abonnementen.

Wat valt onder de basisgegevens?

De stukken die je in elk geval zeven jaar moet bewaren zijn:

het grootboek
de debiteurenadministratie
de crediteurenadministratie
de voorraadadministratie
de inkoopadministratie
de verkoopadministratie
de loonadministratie
gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van anderen

Daarnaast horen bij je administratie ook je kasadministratie en kassabonnen, financiële aantekeningen, ontvangen facturen, kopieën van je verzonden facturen en een eventuele rittenregistratie.

Digitaal bewaren mag

Je hoeft geen ordners vol papier te bewaren. De hoofdregel is dat je een stuk bewaart in de vorm waarin je het hebt ontvangen of verstuurd. Een factuur die digitaal binnenkwam, bewaar je dus digitaal.

Dat is meteen een aandachtspunt: een digitale factuur uitprinten en het bestand weggooien is niet de bedoeling.

Bonnen scannen en weggooien

Papieren bonnen en facturen mag je scannen en daarna weggooien, mits je het goed doet. Er gelden vier voorwaarden.

De scan moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn. Alle relevante echtheidskenmerken moeten behouden blijven. De digitale versie moet de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven. En je administratie moet binnen een redelijke termijn toegankelijk zijn voor controle, inclusief het systeem waarin je het bewaart.

Gaat er bij het scannen essentiële informatie verloren, dan voldoet de scan niet en had je het origineel moeten houden. Doe je het correct, dan mag het papier echt weg.

Praktisch: zo houd je het beheersbaar

Werk je met een boekhoudpakket dat bonnen opslaat bij de bijbehorende boeking, dan is het grootste deel van de bewaarplicht automatisch geregeld.

Let wel op je exit. Stap je over naar een ander pakket of stop je met je onderneming, dan moet je die gegevens nog jaren kunnen tonen. Zorg dus dat je een export hebt die zonder dat pakket leesbaar blijft, bijvoorbeeld als pdf.

En bewaar contracten apart van de jaaradministratie, want daar geldt die afwijkende starttermijn voor.

Veelgestelde vragen

Mag ik na zeven jaar alles weggooien?
Voor de gewone administratie wel, maar let op de tien jaar voor vastgoed en op langlopende contracten waarbij de termijn later begint.

Wat als ik stop met mijn onderneming?
De bewaarplicht loopt gewoon door. Uitschrijven bij de KVK ontslaat je er niet van.

Moet ik ook offertes en e-mails bewaren?
Alles wat van belang is voor je belastingheffing hoort bij je administratie. Zakelijke correspondentie die een boeking onderbouwt, bewaar je dus mee.

Wat gebeurt er als ik iets niet meer heb?
Dan kun je een kostenpost of aftrek mogelijk niet onderbouwen. Bij een controle is dat een reden voor correctie.

Tot slot

Zeven jaar voor de gewone administratie, tien jaar voor vastgoed, en bij langlopende contracten begint de klok pas als het contract afloopt.

Digitaal mag, scannen mag, maar dan wel volledig en leesbaar. Richt dat één keer goed in en je hebt er de rest van je ondernemerschap geen omkijken meer naar.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.

PLAN GESPREK