Geschreven door Aziz Talat

Een factuur is geen vormvrij document. De Belastingdienst stelt eisen, en ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken. Dat merk je meestal pas als hij belt. Hieronder wat er verplicht op moet, binnen welke termijn je moet factureren en wanneer het korter mag.

Wat moet er verplicht op?

Op een normale btw-factuur horen deze gegevens te staan:

• je volledige juridische naam en die van je afnemer

• je volledige vestigingsadres en het adres van je afnemer

• je btw-identificatienummer

• je KVK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven

• de datum waarop je de factuur uitreikt

• een uniek, opeenvolgend factuurnummer

• een omschrijving van de geleverde goederen met de hoeveelheid, of van de diensten met de omvang

• de datum waarop je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling

• het bedrag exclusief btw

• de eenheidsprijs exclusief btw, als die van toepassing is

• het btw-tarief dat je toepast

• het btw-bedrag

Reken je verschillende tarieven op één factuur, dan moet je de bedragen per tarief apart vermelden.

Twee dingen waar het vaak op misgaat

Een postbusnummer telt niet als vestigingsadres. Je moet een volledig adres vermelden.

Je factuurnummers moeten opeenvolgend zijn, binnen één reeks of binnen meerdere duidelijke reeksen. Willekeurige nummers of gaten in de reeks zijn een rode vlag bij een controle.

Afhankelijk van je situatie zijn er aanvullende vermeldingen nodig, bijvoorbeeld bij btw-verlegging, leveringen binnen de EU, een vrijstelling of de margeregeling.

Welk btw-nummer zet je erop?

Je hebt er twee, en dat verwart bijna iedereen.

Het btw-identificatienummer begint met NL en ziet eruit als NL123456789B01. Dat is het nummer waarmee je je naar klanten en leveranciers identificeert, en dat hoort op je factuur.

Het omzetbelastingnummer is het nummer waarmee de Belastingdienst je aangifte herkent. Dat gebruik je in je contact met de Belastingdienst, niet op je facturen.

Zet je het verkeerde nummer op je factuur, dan voldoet die formeel niet.

Binnen welke termijn moet je factureren?

Lever je aan een ondernemer of aan een rechtspersoon zonder btw-nummer, dan moet je factuur uiterlijk zijn uitgereikt op de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd.

Lever je in maart, dan moet de factuur dus uiterlijk 15 april de deur uit. Voor leveringen en diensten binnen de EU gelden vergelijkbare maandtermijnen. Bij een vooruitbetaling kan de factuur eerder moeten.

In de praktijk factureren de meeste ondernemers direct na levering. Dat is niet alleen netjes, het is ook goed voor je cashflow.

Wanneer mag een vereenvoudigde factuur?

Een vereenvoudigde factuur mag in twee gevallen: als het totaalbedrag maximaal 100 euro inclusief btw is, of als de factuur een wijziging is van een eerder verstuurde factuur.

Daarop vermeld je minimaal de datum van uitreiking, je naam en adres, wat je hebt geleverd, en het btw-bedrag of de gegevens waarmee de btw te berekenen is. Bij een correctie verwijs je naar de oorspronkelijke factuur.

Let op: een vereenvoudigde factuur mag níét bij leveringen binnen de EU, bij afstandsverkopen, en bij prestaties waarbij de btw naar je afnemer is verlegd.

Bewaren hoort erbij

Kopieën van je verzonden facturen en de facturen die je ontvangt horen bij je administratie, en die bewaar je zeven jaar. Voor facturen over onroerende zaken is dat tien jaar.

Digitale facturen bewaar je digitaal. Zie Welke administratie moet je bewaren.

Veelgestelde vragen

Mag ik factureren zonder btw?
Alleen als daar een grond voor is, bijvoorbeeld een vrijstelling, verlegging of deelname aan de kleineondernemersregeling. Vermeld die reden dan op de factuur.

Kan ik een factuurnummer overslaan?
Beter niet. Heb je een factuur geannuleerd, maak dan een creditfactuur in plaats van het nummer te laten verdwijnen.

Moet ik een betaaltermijn vermelden?
Dat is niet verplicht voor de btw, maar wel verstandig. Zonder afgesproken termijn is het lastiger om op betaling aan te dringen.

Is een factuur per e-mail geldig?
Ja. Een digitale factuur is net zo geldig als een papieren, mits de vereiste gegevens erop staan.

Tot slot

De lijst hierboven is niet lang, maar wel volledig. Zet hem één keer goed in je facturatiesysteem en je hoeft er nooit meer over na te denken.

Twijfel je of jouw facturen voldoen, laat er dan één keer naar kijken. Dat is een kwestie van minuten, en het voorkomt dat een klant maanden later terugkomt omdat hij de btw niet kan aftrekken.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.