Geschreven door Aziz Talat

Het einde van het boekjaar is het moment waarop blijkt of je administratie klopt. Wie dat pas in maart ontdekt, heeft een probleem. Hieronder een checklist die je in december kunt aflopen, plus de posten waar het meestal misgaat.

Waarom december het belangrijkste moment is

Een aantal fiscale beslissingen kun je na 31 december niet meer nemen. Een investering naar voren halen, je rekening-courant aflossen, een voorziening treffen: dat moet vóór de jaarwisseling gebeuren.

Daarna is het alleen nog registreren wat er gebeurd is. De ruimte om te sturen ligt in het laatste kwartaal.

Doe dit vóór 31 december

Kijk naar je investeringstotaal. Zit je net onder de drempel voor investeringsaftrek, dan kan een aankoop naar voren halen honderden euro's schelen. Zit je net boven een schijfgrens, dan juist niet. Zie Investeringsaftrek (KIA).

Los je rekening-courant af als je een schuld aan je eigen bv hebt. De leendrempel wordt gemeten op 31 december. Zie Rekening-courant met je bv.

Controleer je urenregistratie. Zit je rond de 1.225 uur, dan is dit het moment om te kijken of je die grens haalt. Achteraf uren bedenken is geen optie.

Loop je debiteuren na. Facturen die je waarschijnlijk niet meer krijgt, kunnen mogelijk als oninbaar worden afgeboekt. Dat scheelt winst én btw.

De btw-check

Vergelijk het saldo van je btw-rekening in de boekhouding met de bedragen die je in je aangiften hebt opgegeven. Klopt dat niet, dan zit daar een fout.

Vergeet de correcties in de laatste aangifte van het jaar niet: privégebruik auto, personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken. Dat is de meest vergeten post van het hele jaar. Zie Voorbelasting terugvragen.

Komt er een verschil uit, corrigeer dat dan met een suppletie. Blijf je onder de 1.000 euro, dan mag het in je eerstvolgende gewone aangifte. Zie Btw-aangifte corrigeren.

De balans doorlopen

Loop elke post op je balans langs en stel bij elke regel dezelfde vraag: klopt dit bedrag echt?

Sluit je banksaldo aan op je afschrift van 31 december. Staan er debiteuren op die al lang betaald zijn? Staan er crediteuren op die je nooit hebt betaald omdat de factuur was gecrediteerd? Dat soort restanten stapelt zich op als je ze nooit opruimt.

Controleer je voorraad als je die hebt, en tel hem daadwerkelijk. Een voorraadwaarde die al drie jaar hetzelfde is, is een signaal.

Wat je klaarzet voor je boekhouder

Hoe completer je aanlevert, hoe minder het kost. Zorg dat je in ieder geval het volgende hebt:

• alle bankafschriften over het hele jaar, van alle rekeningen

• alle inkoopfacturen en bonnen, ook de kleine

• je verkoopfacturen, doorlopend genummerd zonder gaten

• je kopieën van de vier btw-aangiften

• overzichten van leningen, leasecontracten en verzekeringen

• je urenregistratie

• de eindstand van je kilometeradministratie

Ontbrekende bonnen zijn geen ramp maar wel verloren aftrek. Vraag ze nog op zolang de leverancier je nog kan vinden.

Bewaren

Je administratie bewaar je zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.

Digitaal bewaren mag, als het origineel leesbaar en compleet blijft en de gegevens binnen redelijke tijd toegankelijk zijn. Een map met foto's van bonnen zonder enige ordening voldoet daar in de praktijk niet aan.

Gebruik de cijfers ook echt

De jaarcijfers zijn niet alleen een verplichting. Ze laten zien waar je marge zit, welke kosten zijn opgelopen en hoe je ervoor staat.

Neem één keer per jaar een uur om ze door te nemen met iemand die ze kan lezen. Dat levert vaker iets op dan de aangifte zelf.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet de aangifte inkomstenbelasting binnen zijn?
In beginsel vóór 1 mei van het volgende jaar. Via een intermediair is uitstel mogelijk.

Ik ben een bon kwijt. Wat nu?
Vraag een kopie op bij de leverancier. Lukt dat niet, dan vervalt in ieder geval de btw-aftrek en is de kostenaftrek discutabel.

Moet ik als zzp'er een balans opstellen?
Je moet een administratie voeren waaruit je winst blijkt. In de praktijk werk je met een balans en een winst-en-verliesrekening, en die heb je nodig voor je aangifte.

Kan ik mijn boekhouding in januari nog inhalen?
Dat kan, maar dan heb je alle stuurmomenten van december gemist en betaal je meer voor het werk. Zie Boekhouding uitbesteden.

Tot slot

De jaarafsluiting is makkelijk als je administratie het hele jaar bij is, en een project als dat niet zo is.

Zet één moment in november of december in je agenda om deze checklist af te lopen. Dat is het enige moment waarop je nog invloed hebt op je cijfers.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.