Geschreven door Aziz Talat

Zelf boekhouden lijkt goedkoper. Soms is dat ook zo, en soms kost het je meer dan het oplevert. De vraag is niet wat het kost, maar wat het je oplevert en wat het risico is als het misgaat. Hieronder een eerlijke afweging.

Wanneer zelf doen prima werkt

Ben je net gestart, heb je een handvol facturen per maand en één zakelijke rekening, dan is boekhouden geen raketwetenschap. Met goede software heb je het per maand in een uur gedaan.

Het voordeel is bovendien dat je je eigen cijfers leert kennen. Wie zijn eigen boekhouding een jaar heeft gedaan, begrijpt daarna beter wat een boekhouder voor hem doet.

Het kost je alleen wel tijd, en die tijd kun je meestal ook declarabel besteden. Reken dat eens door tegen je uurtarief.

Wanneer uitbesteden duidelijk beter is

Er zijn een paar situaties waarin het niet echt een keuze is.

Je hebt een bv. Dan komen er een jaarrekening, een deponeringsplicht, een aangifte vennootschapsbelasting en loonadministratie voor je dga-salaris bij. Zie Jaarrekening van een bv.

Je hebt personeel. Loonadministratie is een vak apart met eigen deadlines en eigen boetes.

Je doet zaken over de grens. Btw verleggen, opgaaf intracommunautaire prestaties en het controleren van btw-nummers zijn plekken waar fouten duur zijn. Zie Btw verleggen.

Je loopt achter. Loopt je administratie een half jaar achter, dan wordt de achterstand elke maand groter en duurder. Dat is het moment om het over te dragen, niet het moment om het nog een keer zelf te proberen.

Het middenmodel

Steeds meer ondernemers doen het niet helemaal zelf en niet helemaal uit handen.

Jij verwerkt je facturen en bonnen in de software, je boekhouder controleert per kwartaal, dient de btw-aangifte in en doet de jaarafsluiting. Dat is vaak de beste prijs-kwaliteitverhouding: je betaalt niet voor invoerwerk, maar wel voor de controle en de kennis.

Belangrijk daarbij is dat er iemand meekijkt vóór de btw-aangifte de deur uit gaat, niet pas een jaar later.

Wat het kost en waar het van afhangt

De factuur wordt bijna volledig bepaald door hoe je aanlevert.

Een bijgehouden administratie met een gekoppelde bankrekening en gescande bonnen is snel werk. Een schoenendoos met een jaar aan papier is dat niet, en dat verschil zie je terug in de prijs.

Vraag daarom niet alleen naar het tarief, maar naar wat er in zit: hoeveel btw-aangiften, de jaarrekening, de aangifte, tussentijdse cijfers, en hoeveel overleg.

Waar je op let bij het kiezen

Vraag of je een vast aanspreekpunt krijgt, en wie dat is. Bij veel kantoren spreek je elke keer iemand anders.

Vraag welke software er gebruikt wordt en of jij daar zelf bij kunt. Je administratie is van jou, en je moet er altijd bij kunnen.

Vraag naar de reactietijd. Een boekhouder die pas in maart reageert op een vraag uit november is te laat om je nog te helpen sturen.

En vraag of er meegedacht wordt of alleen verwerkt. Het verschil tussen die twee is precies het verschil tussen kosten en waarde.

Het echte risico van zelf doen

Niet de fout in de boekhouding, maar de gemiste kans. De investeringsaftrek waar je net onder bleef, de btw-correctie die je vergat, de rekening-courant die opliep, de keuze tussen salaris en dividend die je nooit hebt doorgerekend.

Dat zijn geen fouten die je zelf opmerkt, want je weet niet dat je ze mist.

Veelgestelde vragen

Kan ik overstappen midden in het jaar?
Ja. Je nieuwe boekhouder neemt de cijfers tot dat moment over. Zorg dat je toegang tot je eigen administratie houdt.

Blijf ik zelf verantwoordelijk?
Ja. De aangifte is jouw aangifte, ook als iemand anders hem indient. Dat is een reden om te snappen wat er staat voordat je akkoord geeft.

Welke software is het beste?
De software die jouw boekhouder ook gebruikt, en die koppelt met je bank. Dat is belangrijker dan welk merk.

Kan ik alleen de jaarafsluiting uitbesteden?
Dat kan, maar dan mis je het hele jaar de kans om bij te sturen. Zie Jaarafsluiting.

Tot slot

Zelf doen kan prima als je klein en overzichtelijk bent en het bijhoudt. Zodra er een bv, personeel, buitenland of een achterstand bij komt, is uitbesteden geen luxe meer.

Zit je ertussenin? Dan is het middenmodel meestal het antwoord: zelf invoeren, laten controleren.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.