Geschreven door Aziz Talat

Je eerste werknemer aannemen is een grotere stap dan de meeste ondernemers vooraf inschatten. Niet vanwege het papierwerk, dat valt mee, maar vanwege de kosten en de verplichtingen die je erbij krijgt. Hieronder wat je moet regelen en wat het echt kost.

Wat een werknemer kost

Het brutoloon is niet wat je kwijt bent. Reken als vuistregel op 25 tot 35 procent bovenop het brutoloon.

Bij een brutoloon van 3.000 euro per maand kom je daarmee op ongeveer 3.750 tot 4.050 euro aan werkgeverskosten per maand.

Die opslag bestaat uit de premies werknemersverzekeringen, de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet, vakantiegeld van doorgaans 8 procent, eventuele pensioenpremie, verplichtingen uit een cao en sectorpremies.

Val je onder een cao met pensioen, dan zit je aan de bovenkant van die bandbreedte of erboven. Zonder pensioen en zonder bijzondere cao-lasten valt het lager uit. Laat het exact doorrekenen voor jouw sector voordat je een salaris toezegt.

Wat je moet regelen

Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Dat doe je met het formulier Melding loonheffingen werkgever. Je krijgt daarna een loonheffingennummer, en dat heb je nodig voordat je kunt uitbetalen.

Stel de identiteit vast vóór de eerste werkdag. Je controleert een geldig origineel identiteitsbewijs en bewaart een kopie. Let op: een rijbewijs volstaat niet, want daar staat geen nationaliteit op.

Verzamel de gegevens voor je loonadministratie. Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, burgerservicenummer, of de loonheffingskorting wordt toegepast, en het rekeningnummer.

Voer een loonadministratie. Je berekent het loon, houdt loonheffingen in, doet loonaangifte en verstrekt loonstroken.

Leg de arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast. Functie, loon, uren, vakantiedagen, vakantiegeld, proeftijd, opzegtermijn en of er een cao van toepassing is.

Regel arbo en verzekeringen. Je hebt een arbodienst of bedrijfsarts nodig, en je krijgt te maken met loondoorbetaling bij ziekte.

Het risico dat je erbij krijgt

Loondoorbetaling bij ziekte is het punt dat werkgevers het vaakst onderschat. Als werkgever draag je die verplichting, en die kan lang doorlopen.

Voor een klein bedrijf is dat een reëel risico. Een verzuimverzekering vangt een deel op. Neem dat mee in je berekening, niet pas als het zich voordoet.

Werknemer of zzp'er inhuren?

Twijfel je tussen een werknemer en een zelfstandige, maak die keuze dan op inhoudelijke gronden en niet om de werkgeverslasten te ontlopen.

Sinds 2025 handhaaft de Belastingdienst weer volledig op schijnzelfstandigheid, en de naheffing loonheffingen landt bij de opdrachtgever. Iemand die feitelijk als werknemer functioneert maar factureert als zzp'er, is een risico dat je zelf draagt. Zie Schijnzelfstandigheid.

Uitbesteden of zelf doen?

De loonadministratie is maandelijks werk met harde deadlines en boetes als het misgaat. Voor één of twee werknemers is uitbesteden meestal goedkoper dan de tijd die het je kost om het zelf goed te doen.

Wat je in elk geval zelf houdt, is de werkgeversrol: de afspraken, de aansturing en het verzuimbeleid.

Veelgestelde vragen

Moet ik een cao toepassen?
Dat hangt af van je sector. Sommige cao's zijn algemeen verbindend verklaard en gelden dan ook voor jou, ook zonder dat je je hebt aangemeld. Zoek dat uit vóór je een salaris afspreekt.

Kan ik met een tijdelijk contract beginnen?
Ja, en dat is voor een eerste werknemer gebruikelijk. Let op de regels rond opvolgende contracten en de proeftijd.

Heb ik een bv nodig om personeel aan te nemen?
Nee. Ook met een eenmanszaak of VOF kun je personeel in dienst nemen. Het verschil zit in de aansprakelijkheid, niet in de mogelijkheid. Zie Eenmanszaak of bv.

Wanneer moet ik loonaangifte doen?
Per aangiftetijdvak, meestal per maand of per vier weken. De Belastingdienst geeft aan welk tijdvak voor jou geldt.

Tot slot

Reken met 25 tot 35 procent bovenop het brutoloon, regel je loonheffingennummer en de identiteitscontrole vóór de eerste werkdag, en houd rekening met loondoorbetaling bij ziekte.

Overweeg je je eerste werknemer? Laat de volledige kosten één keer doorrekenen voordat je een aanbod doet. Terugkomen op een toegezegd salaris is geen goede start.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.