Geschreven door Aziz Talat

Zodra je personeel hebt, komt er elke maand hetzelfde rondje terug: loon berekenen, loonheffingen inhouden, aangifte doen en betalen. Het is niet ingewikkeld, maar het is wel onvergeeflijk qua timing. Hieronder wat loonheffingen precies zijn en wat er maandelijks moet gebeuren.

Waar loonheffingen uit bestaan

Loonheffingen is een verzamelnaam voor drie dingen.

Loonbelasting en premie volksverzekeringen. Dit houd je in op het loon van je werknemer. Het is dus zijn geld, jij bent alleen de doorgeefluik.

Premies werknemersverzekeringen. WW, WIA en ZW. Deze komen voor jouw rekening als werkgever, bovenop het brutoloon.

Bijdrage Zorgverzekeringswet. De werkgeversheffing Zvw komt eveneens voor jouw rekening.

Dat onderscheid is belangrijk voor je begroting: een werknemer kost je duidelijk meer dan zijn brutoloon.

De percentages in 2026

Voor de WW-premie geldt een laag en een hoog tarief:

• 2,74 procent bij een schriftelijk vastgelegd contract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is

• 7,74 procent in alle andere gevallen

Dat verschil van vijf procentpunt is de reden dat een vast contract goedkoper is dan een flexibel contract. Reken dat mee bij je keuze.

Voor de arbeidsongeschiktheidspremie (Aof):

• 6,27 procent voor kleine werkgevers

• 7,63 procent voor middelgrote en grote werkgevers

Daarbovenop komt een opslag kinderopvang van 0,50 procent.

De werkgeversheffing Zvw bedraagt 6,10 procent, over het loon tot een maximum van 79.409 euro per jaar.

De Whk-premie (werkhervattingskas) is werkgeverspecifiek. Die staat in de beschikking die je van de Belastingdienst krijgt, dus vul daar nooit een percentage in dat je ergens hebt gelezen.

De maandelijkse checklist

1. Verwerk de mutaties. Nieuwe werknemers, uit dienst, gewijzigde uren, ziekte, onbetaald verlof.

2. Verwerk de variabele beloningen. Overwerk, toeslagen, provisie, onkostenvergoedingen.

3. Draai de loonstroken en controleer ze voordat je ze verstuurt.

4. Dien de loonaangifte in en betaal in dezelfde beweging.

5. Boek de loonjournaalpost in je administratie, zodat je grootboek aansluit.

6. Reserveer het vakantiegeld. Zie Vakantiegeld.

De deadline: aangifte én betaling samen

Dit is waar het het vaakst misgaat. De aangifte indienen is niet genoeg, je moet in dezelfde termijn ook betaald hebben.

Bij een maandaangifte is dat uiterlijk de laatste dag van de volgende maand. Het loon over januari geef je dus uiterlijk eind februari aan en betaal je dan ook. Werk je met tijdvakken van vier weken, dan geldt de datum uit je aangiftebrief.

De exacte datum staat altijd in je aangiftebrief en in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Ga af op die datum, niet op een vuistregel.

Te laat aangeven levert een aangifteverzuimboete op. Te laat betalen levert een apart betaalverzuimboete op, plus rente. Dat zijn dus twee losse boetes voor één vergeten handeling.

Wat je verder moet vastleggen

Voordat een werknemer begint, heb je een kopie van zijn identiteitsbewijs nodig en zijn gegevens voor de loonheffingskorting. Die korting mag maar bij één werkgever tegelijk worden toegepast.

Je loonadministratie bewaar je zeven jaar, net als de rest van je administratie. Zie Administratie bewaren.

Veelgestelde vragen

Wat kost een werknemer bovenop zijn brutoloon?
Reken op de werkgeverspremies (WW, Aof, Whk) plus de Zvw-heffing, en daarnaast vakantiegeld en pensioen als dat van toepassing is. Het totaal ligt aanzienlijk boven het brutoloon.

Kan ik de loonaangifte zelf doen?
Het kan, maar de meeste werkgevers besteden het uit. De combinatie van premiepercentages, cao-regels en harde deadlines maakt het foutgevoelig. Zie Salarisadministratie uitbesteden.

Ik heb een fout gemaakt in een eerdere aangifte. Wat nu?
Die corrigeer je met een correctiebericht bij een volgende aangifte. Doe dat zo snel mogelijk nadat je het ontdekt.

Geldt dit ook voor mijzelf als dga?
Ja. Ben je dga met een gebruikelijk loon, dan heb je een loonadministratie en doe je loonaangifte, ook zonder ander personeel. Zie Dga-salaris.

Tot slot

Onthoud vooral dat aangifte en betaling samen vallen, en dat de datum in je aangiftebrief leidend is.

Twijfel je over de premiepercentages die voor jou gelden? De Whk staat in je eigen beschikking en verschilt per werkgever. Dat is het punt waar zelf invullen echt misgaat.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.