Geschreven door Aziz Talat

"Dat kan van de zaak" is een van de meest gebruikte en meest misbruikte zinnen onder ondernemers. De regels zijn minder ruim dan veel mensen denken, maar ook minder streng dan anderen vrezen. Hieronder de hoofdlijn, de uitzonderingen en de plek waar het in de praktijk misgaat.

De hoofdregel

Aftrekbaar zijn kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor je onderneming en die rechtstreeks samenhangen met je zakelijke belangen.

Dat is een ruimere regel dan "strikt noodzakelijk", maar wel een echte toets. De vraag is of een redelijk denkende ondernemer die uitgave voor het bedrijf zou doen.

Kosten vallen daarmee in drie groepen: volledig aftrekbaar, beperkt aftrekbaar en helemaal niet aftrekbaar.

Volledig aftrekbaar

Uitgaven die uitsluitend zakelijk zijn, trek je gewoon volledig af. Denk aan zakelijke verzekeringen, vakliteratuur, je KVK-inschrijving, de huur van een bedrijfsruimte en zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer.

Let op één ding: krijg je een vergoeding voor een kostenpost, dan telt die vergoeding mee bij je opbrengsten.

Beperkt aftrekbaar: hier zit de val

Sommige kosten zijn wel zakelijk, maar de wet beperkt hoeveel je ervan mag aftrekken. Dat geldt voor eten en drinken, representatie zoals recepties en feestelijke bijeenkomsten, en congressen, seminars en studiereizen.

Voor die categorie mag je per aangifte kiezen uit twee methoden. Ofwel je past een drempel toe: de eerste 5.700 euro is niet aftrekbaar, het meerdere wel. Ofwel je trekt 80 procent van het totaal af.

Je moet één van beide kiezen voor de hele categorie. Mengen mag niet.

Het verschil kan groot zijn. Bij 4.000 euro aan representatiekosten levert de drempelmethode nul op en de 80-procentmethode 3.200 euro. Bij 8.000 euro is dat respectievelijk 2.300 en 6.400 euro. Reken dus door welke methode voor jouw jaar gunstiger uitpakt.

Bij congressen en vergelijkbare bijeenkomsten geldt daarnaast een apart maximum van 1.500 euro voor reis- en verblijfkosten. Dat maximum vervalt als het bijwonen noodzakelijk was voor je onderneming.

Heb je een bv, dan gelden andere percentages: voor de vennootschapsbelasting is deze categorie voor 73,5 procent aftrekbaar.

Niet aftrekbaar

Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar, ook niet als je ze via de zaak betaalt. Hetzelfde geldt voor het privédeel van gemengde kosten, en voor uitgaven zonder zakelijk karakter.

Dat lijkt vanzelfsprekend, maar het is de meest voorkomende correctie bij een controle. Een boodschap die "ook wel handig is voor kantoor" is geen zakelijke kostenpost.

Gemengde kosten: splitsen naar werkelijk gebruik

Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af. Je hebt daarvoor een redelijke en controleerbare verdeelsleutel nodig.

Bij een telefoon kun je denken aan gebruikstijd, belminuten of dataverbruik. Bij een auto aan zakelijke kilometers. Verzin geen percentage, maar zorg dat je het kunt onderbouwen.

Koop je een bedrijfsmiddel dat je jarenlang gebruikt, dan trek je het niet in één keer af maar schrijf je het af over meerdere jaren. De jaarlijkse afschrijving is in beginsel maximaal 20 procent van de aanschafwaarde.

Werkruimte thuis: strenger dan je denkt

Een kamer waar je werkt is fiscaal nog geen werkruimte. Er gelden twee eisen, en je moet aan allebei voldoen.

Ten eerste moet de ruimte zelfstandig zijn: een eigen ingang, eigen sanitair, genoeg zelfstandigheid om aan een derde te verhuren. Een werkhoek in de woonkamer of de keukentafel voldoet daar niet aan.

Ten tweede geldt een inkomenscriterium. Heb je geen andere werkplek, dan moet je in beginsel minstens 30 procent van je inkomen ín die ruimte verdienen en minstens 70 procent in of vanuit die ruimte. Heb je wel elders een werkplek, dan geldt de strengere eis van 70 procent in de ruimte zelf.

Voldoe je aan beide, dan kun je een evenredig deel van huur, energie, onderhoud, verzekering en inrichting toerekenen. Voldoe je er niet aan, dan is de ruimte niet aftrekbaar.

Btw is een aparte beoordeling

Aftrekbaar voor de inkomstenbelasting betekent niet automatisch aftrekbaar voor de btw. De btw op eten en drinken in een horecagelegenheid kun je bijvoorbeeld niet als voorbelasting terugvragen.

Ook voor relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen gelden aparte regels zodra je boven de 227 euro per persoon per jaar uitkomt.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn kleding aftrekken?
Alleen bij echte werkkleding die als zodanig herkenbaar is, bijvoorbeeld met een bedrijfslogo. Een net pak is geen zakelijke kostenpost.

Ik heb een zakelijke lunch met een klant gehad. Aftrekbaar?
Die valt onder de beperkt aftrekbare kosten, dus via de drempel of de 80-procentmethode. En de btw erover kun je niet terugvragen.

Wat als ik iets privé heb betaald?
Boek het gewoon als zakelijke kostenpost in je administratie. Anders verdwijnt het uit je resultaat en betaal je er belasting over.

Moet ik alle bonnetjes bewaren?
Ja. Zonder bewijsstuk is een kostenpost bij een controle lastig te verdedigen. Digitaal bewaren mag.

Tot slot

Vraag je bij elke uitgave af of die echt voor de onderneming is, splits gemengde kosten eerlijk, en let op de beperkt aftrekbare categorie waar de methodekeuze honderden euro's kan schelen.

Twijfel je bij een grote uitgave of een werkruimte thuis? Vraag het vooraf, niet als de aangifte al ingediend is.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.