Geschreven door Aziz Talat

Het urencriterium is de sleutel tot de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Haal je het niet, dan vervallen die aftrekposten. Het lastige is dat veel ondernemers ruim boven de grens zitten maar het niet kunnen aantonen. Hieronder wat meetelt en hoe je het simpel bijhoudt.

De grens: 1.225 uur per kalenderjaar

Je moet minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteden. Dat komt neer op ongeveer 24 uur per week over een heel jaar.

Die grens beweegt niet mee met je startdatum. Begin je in juli, dan geldt nog steeds de volledige 1.225 uur voor dat kalenderjaar. Dat is voor veel starters een onaangename verrassing.

Daarnaast geldt normaal gesproken dat je meer tijd aan je onderneming besteedt dan aan andere werkzaamheden. Heb je een baan naast je bedrijf, let daar dan op. Voor starters geldt die extra eis niet.

Welke uren tellen mee?

Meer dan alleen de uren die je factureert. Dat is het punt dat de meeste ondernemers onderschat.

Meetellen doen onder meer je administratie, acquisitie en offertes maken, je website en marketing, vakstudie, zakelijke reistijd, en overleg met je boekhouder of adviseur.

Kortom: alle tijd die je aantoonbaar aan je onderneming besteedt, niet alleen de declarabele uren.

Welke uren tellen niet mee?

Puur beschikbaar zijn telt niet. Wachten op werk is geen gewerkte tijd, hoe vervelend ook.

Privétijd telt uiteraard niet mee, ook niet als je "erover nadenkt". En uren die je in een andere baan maakt horen er niet bij.

Bijhouden is het halve werk

Bij een controle moet je aannemelijk maken dat je de 1.225 uur haalt. Achteraf reconstrueren op basis van je agenda werkt zelden overtuigend.

Een simpele registratie is genoeg, zolang je die tijdens het jaar bijhoudt. Noteer per keer de datum, het aantal uren en waar je aan werkte. Meer is niet nodig.

Veel boekhoudpakketten hebben urenregistratie ingebouwd, vaak gekoppeld aan je facturatie. Gebruik je dat niet, dan volstaat een spreadsheet ook prima, mits je hem wekelijks bijwerkt en niet in december in één keer invult.

Wees specifiek genoeg om geloofwaardig te zijn. "Administratie 3 uur" is bruikbaar; "werk 8 uur" elke dag is dat niet.

Zit je in de buurt van de grens?

Loop je registratie na in oktober of november, niet in december. Kom je tekort, dan is er dan nog tijd om er iets aan te doen: acquisitie oppakken, achterstallige administratie wegwerken, een cursus volgen die bij je vak past.

En reken eerlijk. Uren verzinnen om net over de grens te komen is precies wat bij een controle onderuit gaat, en dan verlies je meer dan de aftrek alleen.

In een VOF geldt het per vennoot

Werk je samen, dan wordt het criterium per vennoot beoordeeld. De uren van beide vennoten mogen niet worden opgeteld.

Twee vennoten die elk 700 uur maken komen samen op 1.400 uur, maar geen van beiden haalt de grens. Beiden lopen de zelfstandigenaftrek mis. Zie Zelfstandigenaftrek in een VOF.

Veelgestelde vragen

Geldt het urencriterium ook voor de mkb-winstvrijstelling?
Nee. De mkb-winstvrijstelling heeft geen urencriterium en geldt dus ook als je de 1.225 uur niet haalt.

Tellen ziekte-uren mee?
Bij langdurige arbeidsongeschiktheid gelden aparte regels. Speelt dat, laat je situatie dan beoordelen in plaats van er zelf een aanname over te doen.

Ik werk parttime als ondernemer naast een baan. Heeft het zin?
Reken het door. Bij ongeveer 24 uur per week aan je onderneming zit je aan de grens, en er geldt bovendien de eis dat je meer tijd aan je bedrijf besteedt dan aan die baan.

Moet ik de urenregistratie meesturen met mijn aangifte?
Nee, je bewaart hem in je administratie. Je hebt hem nodig als de Belastingdienst ernaar vraagt.

Tot slot

Het urencriterium is geen ingewikkelde regel, maar wel een bewijskwestie. De aftrek staat of valt bij een registratie die je gedurende het jaar hebt bijgehouden.

Kost het je twee minuten per week. Dat is de goedkoopste verzekering die er is voor een aftrekpost waar je anders zo op wordt gepakt.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.