Geschreven door Aziz Talat

Huur je personeel in via een uitzendbureau of een detacheerder, dan kun je aansprakelijk worden gesteld voor belastingen die díe partij niet heeft afgedragen. Ook als jij je facturen keurig hebt betaald. Hieronder hoe die aansprakelijkheid werkt en wat je eraan kunt doen.

Wat inlenersaansprakelijkheid inhoudt

Stelt een uitlener werknemers aan jou ter beschikking, dan kan de Belastingdienst jou aanspreken als die uitlener de verschuldigde heffingen niet betaalt.

Het gaat om de loonheffingen, dus loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet, én om de omzetbelasting.

De regeling raakt ook doorleners. Loopt personeel via meerdere schakels naar jou toe, dan loop je risico over die hele lijn, ook als je die tussenpartijen niet kent.

Het verschil met ketenaansprakelijkheid

Deze twee worden vaak door elkaar gehaald, terwijl ze op andere situaties zien.

Bij inlening werkt het personeel onder jouw toezicht en leiding. Jij stuurt de dagelijkse werkzaamheden aan. Dan geldt inlenersaansprakelijkheid, voor loonheffingen én btw van de uitlener.

Bij aanneming van werk neemt een onderaannemer een werk zelfstandig aan en organiseert hij het zelf. Dan geldt ketenaansprakelijkheid, en die ziet vooral op loonheffingen binnen de aannemingsketen.

Bepaal dus eerst welke van de twee op jouw situatie slaat. Dat bepaalt waarvoor je aansprakelijk bent. Zie Btw in de bouw.

De g-rekening

Een g-rekening is een geblokkeerde bankrekening van de uitlener of onderaannemer. Jij stort daarop het deel van de factuur dat bestemd is voor de loonheffingen en eventueel de btw. Dat geld kan alleen worden gebruikt om die belastingschulden te betalen.

Daarmee beperk je je risico: voor het bedrag dat je correct op de g-rekening hebt gestort, verklein je de kans dat je later alsnog wordt aangesproken.

Voor een g-rekening is toestemming nodig van zowel de Belastingdienst als de bank. Een zzp'er zonder personeel kan er in beginsel geen openen, omdat hij niet inhoudingsplichtig is voor de loonheffingen.

Er is geen vast percentage

Dit is het punt waar in de praktijk de meeste onterechte zekerheid zit.

Er bestaat geen wettelijk vastgesteld percentage van de factuur dat je moet storten. Het bedrag moet aansluiten bij het deel van de factuur dat werkelijk betrekking heeft op de loonheffingen, en bij inlening ook op de btw.

In de praktijk wordt met percentages gewerkt, vaak berekend over de loonsom en aangepast aan de feitelijke looncomponent. Maar een vast percentage van bijvoorbeeld 25 of 30 procent geeft dus niet automatisch volledige bescherming.

Zit er in een factuur relatief veel loon, dan is een standaardpercentage al snel te laag. Vraag daarom om een uitsplitsing van de looncomponent en stem het stortingspercentage daarop af.

Wat een certificaat wel en niet doet

Een NEN 4400-1-certificaat en registratie in het SNA-register zijn belangrijke risicobeperkende maatregelen. Werk bij voorkeur met gecertificeerde partijen.

Maar ze leveren geen volledige wettelijke vrijwaring op. Een certificaat vervangt niet:

de g-rekening
de controle van identiteit
de controle van gewerkte uren
de controle van facturen
de beoordeling van de aard van de arbeidsrelatie
de correcte vastlegging van betalingen

Het certificaat zegt iets over de leverancier. Jouw eigen administratie moet daarnaast op orde zijn.

Disculpatie: wat je moet kunnen aantonen

Word je aangesproken, dan kun je proberen aannemelijk te maken dat jou geen verwijt treft. Daarvoor moet je laten zien dat je zorgvuldig hebt gehandeld bij de selectie van de uitlener, de controle van identiteit en inschrijving, de controle van het betalingsgedrag, de administratie van uren en personen, de betaling via de juiste rekening, en het opvolgen van signalen.

Dat lukt alleen met een dossier dat je tijdens de samenwerking hebt opgebouwd, niet achteraf.

Wat je per ingeleende kracht vastlegt

Leg minimaal vast:

naam, adres en woonplaats
het identiteitsdocument en de controle daarvan
via welke uitlener, onderaannemer of payrollpartij de kracht komt
het contract en de opdrachtomschrijving
de periode en de locatie van het werk
de gewerkte uren, met een goedgekeurde urenstaat
het uurloon of de looncomponent
facturen en betaalbewijzen
het g-rekeningnummer en de gestorte bedragen
verklaringen over het betalingsgedrag van de uitlener
de SNA- of NEN-status
correspondentie over afwijkingen en correcties

De maatstaf: je moet achteraf kunnen laten zien welke personen, uren, werkzaamheden en betalingen bij welke factuur horen.

Praktisch: hoe je dit beheersbaar houdt

Vraag periodiek een verklaring betalingsgedrag op bij je vaste uitleners. Zet dat in je agenda in plaats van het één keer bij de start te doen.

Betaal altijd naar het rekeningnummer uit het contract. Een verzoek om naar een andere rekening over te maken is een klassiek fraudesignaal.

Keur urenstaten aan de bron goed, door de persoon die het werk aanstuurt.

En kijk kritisch naar de keten. Hoe meer schakels, hoe minder zicht je hebt en hoe groter je risico.

Veelgestelde vragen

Ik heb mijn factuur volledig betaald. Kan ik dan nog aansprakelijk zijn?
Ja. Betalen aan de uitlener zegt niets over de vraag of die zijn belastingen heeft afgedragen.

Hoeveel moet ik op de g-rekening storten?
Een bedrag dat aansluit bij de werkelijke looncomponent en, bij inlening, de btw. Er is geen vast wettelijk percentage.

Is een SNA-registratie genoeg?
Nee, het is een risicobeperkende maatregel. Je eigen administratie en de g-rekening blijven nodig.

Geldt dit ook als ik een zzp'er inhuur?
Dan speelt eerder de vraag of er sprake is van een dienstverband. Zie Werknemer of zzp'er inhuren.

Tot slot

De kern: betalen aan je leverancier beschermt je niet. Bescherming komt van een correcte storting op de g-rekening en een dossier waarmee je kunt aantonen dat je zorgvuldig was.

Werk je structureel met ingeleend personeel? Laat dan één keer je stortingspercentage en je dossieropbouw doorlichten. Dat is aanzienlijk goedkoper dan een naheffing over twee jaar inhuur.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.

PLAN GESPREK