Geschreven door Aziz Talat

Elke bv moet jaarlijks een jaarrekening opstellen en die bij de KVK deponeren. Hoeveel je moet publiceren hangt af van de grootte van je bv, en dat scheelt aanzienlijk. Hieronder wat je moet doen, welke categorie op jou van toepassing is en waar de deadlines liggen.

Opstellen en deponeren zijn twee dingen

De jaarrekening opstellen is het inhoudelijke werk: de balans, de winst-en-verliesrekening en de toelichting.

Deponeren is het openbaar maken van een deel daarvan bij de KVK. Wat je deponeert is vaak een beperktere versie dan wat je opstelt, afhankelijk van je grootteklasse.

Welke categorie ben jij?

Je valt in een categorie als je op twee opeenvolgende balansdata aan minstens twee van de drie criteria voldoet.

De meeste bv's van ondernemers vallen in micro of klein. Dat is gunstig: je hoeft dan maar een beperkte jaarrekening te deponeren, in de praktijk vooral een verkorte balans. Je omzet en winst hoef je dan niet openbaar te maken.

Middelgrote en grote rechtspersonen hebben uitgebreidere verplichtingen, inclusief een accountantscontrole.

De deadlines

De termijnen lopen als volgt.

Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. De aandeelhouders kunnen daar maximaal vijf maanden uitstel bovenop geven. Na vaststelling deponeer je binnen acht dagen.

De absolute uiterste grens is twaalf maanden na afloop van het boekjaar, ook als de aandeelhouders de jaarrekening niet vaststellen.

Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar betekent dat concreet: opmaken uiterlijk 31 mei, met uitstel uiterlijk 31 oktober, en uiterlijk 31 december van het volgende jaar gedeponeerd.

Wat te laat deponeren kost

Dit is geen administratieve slordigheid maar een economisch delict. Te laat of niet deponeren kan leiden tot een bestuurlijke boete of een strafrechtelijke sanctie.

Het zwaarste gevolg zit ergens anders. Gaat je bv failliet en heb je niet tijdig gedeponeerd, dan geldt een wettelijk vermoeden dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld, én dat dat onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak van het faillissement was.

Dat vermoeden keert de bewijslast om. Je moet dan zelf aantonen dat het niet zo was, en dat is in de praktijk lastig. Bestuurdersaansprakelijkheid begint vaak precies hier.

Wat het kost

De kosten hangen af van hoe je administratie erbij staat. Is je boekhouding het hele jaar bijgehouden en aangesloten, dan is de jaarrekening grotendeels een kwestie van afronden.

Is er een jaar aan bonnen en bankmutaties dat nog verwerkt moet worden, dan zit het werk daar en niet in de jaarrekening zelf. Dat verschil bepaalt je factuur.

Voor een micro- of kleine bv met een bijgehouden administratie is dit een overzichtelijke jaarlijkse post. Reken erop dat het samen met de aangifte vennootschapsbelasting en je loonadministratie een vaste jaarlast is die doorloopt, ook in een mager jaar.

Meer dan een verplichting

De jaarrekening is ook je stuurdocument. De balans laat zien hoe je er vermogenstechnisch voor staat, de winst-en-verliesrekening waar je marge zit.

Gebruik hem dus niet alleen om aan de deponeringsplicht te voldoen. Neem hem één keer per jaar echt door.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn omzet openbaar maken?
Als micro of kleine rechtspersoon in beginsel niet. Je deponeert dan een beperkte versie, vooral een verkorte balans.

Heb ik een accountant nodig?
Voor micro en kleine bv's is een accountantscontrole niet verplicht. Vanaf middelgroot wel.

Wat als mijn bv geen omzet had?
De verplichting blijft. Ook een slapende bv moet een jaarrekening opstellen en deponeren.

Hoe deponeer ik?
Digitaal bij de KVK. Micro en kleine rechtspersonen kunnen dat onder meer rechtstreeks online indienen; middelgrote rechtspersonen moeten online deponeren.

Tot slot

Bepaal je grootteklasse, houd de termijnen aan, en zorg dat je administratie het hele jaar bij is zodat de jaarrekening een afronding wordt in plaats van een project.

Het risico zit niet in de boete maar in het faillissementsvermoeden bij te laat deponeren. Dat is de reden om die datum wél te halen. Zie Deponeringsplicht.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.