Geschreven door Aziz Talat

De deponeringsdeadline wordt vaak gezien als een administratieve formaliteit. Dat is het niet. Te laat deponeren is een economisch delict, en bij een faillissement keert het de bewijslast om ten nadele van het bestuur. Hieronder wat er precies gebeurt en wat je kunt doen als je al te laat bent.

Waar de echte pijn zit

De boete is niet het probleem. Het wettelijk vermoeden is dat wel.

Gaat je bv failliet en is er niet tijdig gedeponeerd, dan geldt van rechtswege het vermoeden dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld. Daar komt een tweede vermoeden bij: dat dat onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak van het faillissement was.

Die twee samen betekenen dat de curator niet hoeft te bewijzen dat je iets fout deed. Jij moet bewijzen dat je het níét fout deed, én dat het faillissement een andere oorzaak had. Dat is in de praktijk een zware bewijslast.

Bestuurdersaansprakelijkheid begint verrassend vaak precies hier: niet bij een grote fout, maar bij een gemiste deponering.

De sancties daarnaast

Te laat of niet deponeren is een economisch delict. Dat kan leiden tot een bestuurlijke boete of een strafrechtelijke sanctie.

Bij herhaling weegt dat zwaarder. Een bv die er structureel te laat mee is, valt op.

De termijnen op een rij

Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. De aandeelhouders kunnen maximaal vijf maanden uitstel verlenen. Na vaststelling deponeer je binnen acht dagen.

De harde bovengrens is twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Die grens geldt ook als de aandeelhouders de jaarrekening nooit hebben vastgesteld: dan deponeer je hem alsnog, als niet-vastgestelde jaarrekening.

Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is 31 december van het volgende jaar dus de laatste dag.

Je bent al te laat. Wat nu?

Deponeer alsnog, zo snel mogelijk. Elke maand dat het langer duurt maakt de positie slechter, en alsnog deponeren is altijd beter dan het laten lopen.

Is de jaarrekening nog niet vastgesteld door de aandeelhouders, wacht daar dan niet op als de twaalfmaandsgrens nadert. Je mag hem als niet-vastgestelde jaarrekening deponeren.

Loopt de administratie achter waardoor je niet kúnt deponeren, pak dan eerst dat op. Dat is meestal het werkelijke knelpunt, niet de deponering zelf.

Voorkomen is een kwestie van planning

Zet de deadline in je agenda op basis van je boekjaar, niet op basis van wanneer je boekhouder het aanlevert.

Houd je administratie het hele jaar bij, zodat de jaarrekening een afronding is en geen inhaalslag. De bv's die te laat zijn, zijn bijna altijd de bv's waar in januari nog een jaar aan bonnen ligt.

En let op: ook een slapende bv zonder omzet moet deponeren. Dat wordt het vaakst vergeten.

Geldt dit ook voor een eenmanszaak of VOF?

Nee. De deponeringsplicht geldt voor rechtspersonen zoals de bv. Een eenmanszaak of VOF hoeft geen jaarrekening bij de KVK te deponeren.

Dat is een van de administratieve verschillen die meewegen bij de keuze voor een rechtsvorm. Zie Eenmanszaak of bv.

Veelgestelde vragen

Krijg ik automatisch een boete als ik te laat ben?
Niet per definitie, maar je loopt het risico. Het grotere risico is het faillissementsvermoeden, dat wél automatisch geldt.

Hoe lang blijft een te late deponering meetellen?
Bij een faillissement wordt gekeken naar de periode voorafgaand daaraan. Een te late deponering uit een eerder jaar kan dan nog steeds meewegen.

Kan ik uitstel aanvragen bij de KVK?
De KVK verleent geen uitstel. Het uitstel van maximaal vijf maanden verlenen de aandeelhouders, binnen de wettelijke kaders.

Wat als mijn bv is gestopt maar nog niet ontbonden?
Zolang de bv bestaat, blijven de verplichtingen gelden. Dat is een reden om een niet meer gebruikte bv netjes te beëindigen.

Tot slot

De deponering is geen formaliteit maar de goedkoopste verzekering tegen bestuurdersaansprakelijkheid die er is.

Ben je te laat? Deponeer alsnog, ook als de jaarrekening niet is vastgesteld. En zorg dat de administratie zo loopt dat het volgend jaar geen inhaalslag wordt. Zie Jaarrekening van een bv.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.