Geschreven door Aziz Talat

"Ik heb een boekhouder" betekent voor iedereen iets anders. Voor de een is het iemand die één keer per jaar de aangifte doet, voor de ander iemand die elke maand meekijkt. Hieronder wat er allemaal onder valt, wat het verschil is met een accountant, en welke vragen je stelt voordat je iemand kiest.

De basis: je administratie verwerken

Facturen, bonnen en bankmutaties worden ingeboekt en op de juiste grootboekrekening gezet. Dat is het fundament, want alles daarna komt uit die cijfers.

In veel gevallen doe jij dat invoerwerk tegenwoordig zelf in de software en controleert je boekhouder het. Dat scheelt kosten en is meestal de betere verdeling.

De aangiftes

De btw-aangifte, per kwartaal of per maand. En daarnaast de opgaaf intracommunautaire prestaties als je zakendoet binnen de EU.

De aangifte inkomstenbelasting bij een eenmanszaak of VOF, of de aangifte vennootschapsbelasting bij een bv.

Heb je personeel of ben je dga, dan komt de loonaangifte erbij: loonstroken, afdrachten en jaaropgaven.

De jaarcijfers

Aan het eind van het boekjaar worden alle cijfers vastgesteld: de balans en de winst-en-verliesrekening.

Bij een bv leidt dat tot een jaarrekening die bij de KVK gedeponeerd moet worden. Zie Jaarrekening van een bv.

Bij een eenmanszaak zijn de jaarcijfers de basis voor je aangifte en voor gesprekken met de bank.

Het deel dat echt geld oplevert

Alles hierboven is verwerking. Het verschil zit in het advies.

Denk aan de vraag of een bv voor jou gunstiger is, hoe je salaris en dividend het beste verdeelt, of het slim is om een investering naar voren te halen, en of je rekening-courant een probleem aan het worden is.

Dat zijn beslissingen met een deadline. Een boekhouder die alleen achteraf verwerkt, meldt ze pas als het te laat is om er nog iets aan te doen.

Boekhouder, accountant of fiscalist?

Boekhouder is geen beschermde titel. Iedereen mag zich zo noemen. Dat is precies waarom je goed kijkt naar ervaring, referenties en of iemand aangesloten is bij een beroepsorganisatie.

Accountant is wel een beschermde titel, voor RA's en AA's. Een accountantsverklaring is verplicht vanaf de categorie middelgroot. Voor de meeste ondernemers met een micro- of kleine bv is dat niet nodig.

Fiscalist is gespecialiseerd in belastingrecht. Bij een bedrijfsovername, een herstructurering of een discussie met de Belastingdienst is dat de partij die je erbij haalt.

Voor de meeste zzp'ers en mkb'ers is een goede boekhouder voldoende, mits die weet wanneer er iemand anders bij moet.

Wat je zelf blijft doen

Facturen sturen en debiteuren bewaken. Je boekhouder ziet wel dát er niet betaald is, maar jij bent degene die de klant belt.

Bonnen aanleveren. Wat niet wordt aangeleverd, wordt niet afgetrokken.

Je urenregistratie en kilometeradministratie bijhouden. Die kan niemand achteraf voor je maken.

En de eindverantwoordelijkheid. De aangifte is jouw aangifte, ook als een ander hem indient.

De vragen die je stelt bij een kennismaking

Wie is mijn vaste aanspreekpunt, en spreek ik die persoon ook echt?

Wat zit er precies in de prijs: hoeveel aangiften, de jaarrekening, tussentijdse cijfers, en hoeveel overleg?

Hoe snel krijg ik antwoord op een vraag?

Kijk je alleen achteraf mee, of bel je me ook in november als er iets te regelen valt?

Welke software, en houd ik zelf toegang tot mijn eigen administratie?

Die laatste is belangrijker dan hij klinkt. Je administratie is van jou en moet zonder gedoe mee kunnen als je ooit overstapt.

Veelgestelde vragen

Heb ik een accountant nodig?
Voor micro- en kleine bv's is een accountantscontrole niet verplicht. Vanaf de categorie middelgroot wel.

Wat kost een boekhouder?
Dat hangt vooral af van je rechtsvorm, je volume en hoe je aanlevert. Een bijgehouden administratie is aanzienlijk goedkoper dan een jaar aan losse bonnen.

Kan ik alleen de aangifte laten doen?
Dat kan, maar dan is er niemand die tijdens het jaar meekijkt. Zie Boekhouding uitbesteden.

Blijf ik aansprakelijk voor fouten?
Tegenover de Belastingdienst blijf jij verantwoordelijk voor je aangifte. Daarom neem je hem door voordat je akkoord geeft.

Tot slot

Een boekhouder verwerkt je administratie en doet je aangiftes, maar dat is het minst waardevolle deel. Het verschil zit in iemand die op tijd aan de bel trekt over de keuzes die een deadline hebben.

Vraag bij een kennismaking dus niet alleen naar de prijs, maar naar wanneer je iets van iemand hoort.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.