Geschreven door Aziz Talat

Een van de eerste vragen van elke starter. Moet ik een aparte zakelijke rekening openen, of kan ik mijn privérekening gebruiken? Het antwoord verschilt per rechtsvorm, en de praktijk verschilt van de regel.

Verplicht of niet?

Heb je een bv, dan is een zakelijke rekening in feite noodzakelijk. De bv is een aparte rechtspersoon met een eigen vermogen. Dat vermogen kan niet op jouw privérekening staan.

Heb je een eenmanszaak of VOF, dan is een zakelijke rekening niet wettelijk verplicht. Je onderneming en jij zijn fiscaal dezelfde persoon.

Maar de meeste banken staan zakelijk gebruik van een particuliere rekening niet toe in hun voorwaarden. Formeel niet verplicht is dus iets anders dan toegestaan.

Waarom je het toch doet

De echte reden is niet de bank maar je administratie.

Je bent verplicht een administratie te voeren waaruit je winst blijkt. Staan je zakelijke en privétransacties door elkaar op één rekening, dan moet je die elke maand uit elkaar trekken. Dat kost tijd en het gaat mis.

Bij een controle wordt naar je bankmutaties gekeken. Een gescheiden rekening is dan een sluitend verhaal, een gemengde rekening een discussie.

En als je je boekhouding uitbesteedt, betaal je voor die uursplitsing. Een aparte rekening verdient zichzelf vaak in het eerste jaar terug. Zie Boekhouding uitbesteden.

Waar je op let bij het kiezen

De koppeling met je boekhoudsoftware. Dit is het belangrijkste punt en het wordt het vaakst overgeslagen. Een rekening die automatisch je mutaties inleest, scheelt je elke maand werk. Controleer vooraf of jouw bank en jouw software elkaar ondersteunen.

De kosten. Kijk niet alleen naar het maandbedrag maar ook naar de transactiekosten, de kosten van een tweede pas en wat je betaalt voor betalingen buiten de eurozone.

Het aantal transacties in het pakket. Heb je een webshop met veel kleine betalingen, dan is een goedkoop basispakket met een limiet snel duurder dan een groter pakket.

Betalen in vreemde valuta. Werk je met klanten of leveranciers buiten de eurozone, dan is de wisselkoersopslag vaak een grotere kostenpost dan het abonnement zelf.

Toegang voor je boekhouder. Kun je een leesrechtenkoppeling geven zonder je eigen inloggegevens te delen? Dat hoort te kunnen.

Betaalverzoeken en pinnen

Ontvang je betalingen via iDEAL of een betaalverzoek, laat die dan op de zakelijke rekening binnenkomen. Een betaalverzoek vanaf je privérekening breekt je administratie.

Heb je een pinautomaat, zorg dan dat de uitbetaling naar de zakelijke rekening gaat en dat je de dagafschriften bewaart. De aansluiting tussen kassa en bank is een standaard controlepunt.

Wat als je nu alles op één rekening hebt?

Open een zakelijke rekening en zet de omslag op één datum. Verhuis je incasso's, abonnementen en klanten in één keer, in plaats van het maandenlang half te doen.

Laat de oude situatie staan tot de jaarafsluiting van dat jaar en begin het nieuwe jaar schoon.

Geld overmaken naar privé

Bij een eenmanszaak of VOF is dat een privéopname. Je maakt gewoon geld over, en dat boek je als privéopname. Het is geen salaris en het is niet aftrekbaar, want je wordt belast over de winst en niet over wat je opneemt.

Bij een bv ligt dat anders. Daar gaat het om salaris, dividend of een lening, en elk van die drie heeft eigen fiscale gevolgen. Zomaar geld overmaken is er geen van. Zie Salaris of dividend uitkeren.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn privérekening gebruiken als zzp'er?
Wettelijk is het niet verboden, maar de meeste banken staan het niet toe in hun voorwaarden, en administratief is het onhandig.

Hoeveel kost een zakelijke rekening?
Dat loopt uiteen van een paar euro per maand tot aanzienlijk meer. Vergelijk op transactiekosten en koppelingen, niet alleen op het abonnement.

Heb ik meerdere rekeningen nodig?
Een aparte spaarrekening voor je btw en je inkomstenbelasting is geen verplichting maar wel verstandig. Zet daar elke maand een percentage van je omzet op.

Kan ik een rekening openen voordat mijn bv er is?
Bij oprichting werk je vaak met een rekening op naam van de bv in oprichting. De notaris kan aangeven hoe dat in jouw geval loopt. Zie Een bv oprichten.

Tot slot

Voor een bv is het noodzakelijk, voor een eenmanszaak is het verstandig. In beide gevallen is de winst dezelfde: een administratie die klopt zonder dat je hem elke maand uit elkaar hoeft te pluizen.

Kies op koppelbaarheid met je boekhoudsoftware. Dat scheelt je meer dan het verschil in maandtarief.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.