Geschreven door Aziz Talat

Een werknemer gaat uit dienst. Naast het gesprek en de overdracht loopt er een administratieve lijn die precies moet kloppen: de eindafrekening, de laatste loonaangifte en de stukken die je moet verstrekken. Hieronder de checklist.

Wat er in de eindafrekening hoort

De eindafrekening is de laatste loonstrook, en die is bijna nooit alleen het laatste salaris. Erin horen:

het salaris over de laatste gewerkte periode
de opgebouwde maar nog niet uitbetaalde vakantiebijslag
de uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen
nog openstaand overwerk, toeslagen en provisie
toegestane verrekeningen
de transitievergoeding, als die verschuldigd is

Het saldo aan niet-opgenomen vakantiedagen is de post die het vaakst mis gaat. Houd dat het hele jaar bij, dan is dit een aflezing en geen reconstructie. Zie Vakantiegeld.

De transitievergoeding

De hoofdregel is een derde maandsalaris per volledig dienstjaar. Voor de resterende maanden en dagen reken je naar rato.

Voor het maandsalaris tel je niet alleen het kale brutoloon mee: structurele componenten zoals vakantiebijslag horen erbij. Dat maakt de uitkomst hoger dan mensen verwachten.

Er geldt een wettelijk maximum. In 2026 is dat 102.000 euro bruto. Dat bedrag wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd, dus controleer het opnieuw als je dit in een later jaar leest.

Verdient je werknemer méér dan 102.000 euro per jaar, dan geldt dat hogere jaarsalaris als maximum. Bij een jaarsalaris van 120.000 euro kan de vergoeding dus tot 120.000 euro oplopen.

De vergoeding is in beginsel verschuldigd als het initiatief bij jou als werkgever ligt. Bij beëindiging met wederzijds goedvinden spreek je meestal contractueel een bedrag af.

De opzegtermijn

De wettelijke opzegtermijn voor de werkgever loopt op met de duur van het dienstverband:

korter dan 5 jaar: 1 maand
5 tot 10 jaar: 2 maanden
10 tot 15 jaar: 3 maanden
15 jaar of langer: 4 maanden

Voor de werknemer is de termijn in beginsel één maand. In een cao kan hiervan worden afgeweken.

Loopt het ontslag via UWV, dan wordt de proceduretijd meestal van de opzegtermijn afgetrokken, maar er moet altijd minimaal één maand overblijven.

Bij een tijdelijk contract eindigt het dienstverband gewoon op de einddatum. Tussentijds opzeggen kan alleen als daar een grond voor is, bijvoorbeeld een tussentijds opzegbeding.

De administratieve checklist

Meld de werknemer uit dienst in je loonadministratie, met de juiste datum.
Verwerk de eindafrekening op de laatste loonstrook.
Dien de laatste loonaangifte in en betaal de loonheffingen op tijd. Zie Loonheffingen.
Verstrek de eindloonstrook en de jaaropgaaf.
Geef een overzicht van het vakantiesaldo mee.
Leg de transitievergoeding apart vast in je administratie als die is betaald.
Bewaar het dossier. Personeels- en loongegevens vallen onder de bewaarplicht. Zie Administratie bewaren.

Wat het je financieel doet

Een uitdiensttreding is meestal een piek in je loonkosten: vakantiegeld, openstaande dagen en eventueel een transitievergoeding komen in één maand samen.

Heb je vakantiegeld en vakantiedagen keurig gereserveerd, dan staat dat geld er al. Heb je dat niet gedaan, dan is dit een tegenvaller die bovenop het gemis van een medewerker komt.

Veelgestelde vragen

Moet ik altijd een transitievergoeding betalen?
In beginsel wel als het einde van jou uitgaat. Er zijn uitzonderingen, onder meer bij ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer.

Mag ik openstaande schulden verrekenen met de eindafrekening?
Alleen als dat juridisch is toegestaan en goed is vastgelegd. Verrekenen zonder grondslag levert een loonvordering op.

Wanneer moet de eindafrekening betaald zijn?
Binnen de gebruikelijke loonbetalingscyclus. Je cao of arbeidsovereenkomst kan een preciezere termijn noemen.

Wat als de werknemer meer vakantie heeft opgenomen dan opgebouwd?
Dan kan er sprake zijn van een negatief saldo. Of je dat mag verrekenen hangt af van wat er is afgesproken.

Tot slot

De eindafrekening is geen apart project als je gedurende het jaar netjes hebt gereserveerd en het vakantiesaldo hebt bijgehouden.

Let vooral op twee dingen: het maximum van de transitievergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd (102.000 euro in 2026), en de opzegtermijn hangt af van de diensttijd. Die twee wil je correct hebben voordat je iets communiceert.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.

PLAN GESPREK