Geschreven door Aziz Talat

Als dienstverlener heb je geen voorraad en geen machines. Je administratie draait om uren, opdrachten en facturen. Dat maakt het eenvoudiger dan bij een webshop of een bouwbedrijf, maar er zijn twee plekken waar het geregeld misgaat: werken over de grens en langlopende opdrachten.

Facturen aan zakelijke klanten in de EU

Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de hoofdregel dat de dienst belast is in het land van je klant. Jij berekent geen Nederlandse btw en verlegt die naar hem.

Op je factuur zet je het btw-identificatienummer van je klant, jouw eigen gegevens, de vermelding "btw verlegd", een omschrijving van de dienst, het bedrag en de factuurdatum.

Controleer dat btw-nummer via het VIES-systeem en bewaar het bewijs van die controle. Blijkt het nummer ongeldig, dan sta jij voor de btw.

Deze omzet meld je bovendien in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Die moet aansluiten op je btw-aangifte, dus laat dat niet los van elkaar lopen. Zie Btw verleggen.

Let op de uitzonderingen: voor diensten aan onroerende zaken, toegang tot evenementen en personenvervoer gelden eigen regels. De hoofdregel geldt niet altijd.

Particuliere klanten in de EU

Bij een particuliere klant is de hoofdregel juist omgekeerd: de dienst is belast waar jij zit. Je rekent dan gewoon Nederlandse btw.

Ook hier zijn uitzonderingen, onder meer voor elektronische diensten, diensten aan onroerende zaken en toegang tot evenementen. Verkoop je digitale diensten aan particulieren in de EU, dan kan de One Stop Shop van toepassing zijn en telt de drempel van 10.000 euro mee. Zie Boekhouding voor webshops.

Klanten buiten de EU

Bij een zakelijke klant buiten de EU ligt de plaats van dienst doorgaans buiten Nederland en bereken je geen Nederlandse btw.

Bij een particulier buiten de EU hangt het af van het soort dienst. Voor bepaalde advies- en zakelijke diensten geldt een bijzondere regel waardoor er geen Nederlandse btw verschuldigd is, voor andere diensten blijft de Nederlandse hoofdregel gelden.

Leg per klant vast waarom je iets rekent

Dit is het advies dat het meeste gedoe voorkomt. Noteer bij elke buitenlandse klant:

• of het een ondernemer of een particulier is

• waar hij gevestigd of woonachtig is

• welk type dienst je hebt geleverd

• waarom je wel of geen Nederlandse btw hebt berekend

• welk bewijs die status en vestigingsplaats onderbouwt

Bij een controle is dat het verschil tussen een gesprek van tien minuten en een reconstructie van twee jaar facturen.

Langlopende opdrachten en onderhanden werk

Werk je aan opdrachten die over de jaargrens lopen, dan is de vraag wanneer je omzet neemt. Het antwoord is niet "wanneer ik factureer".

Voor je jaarcijfers verantwoord je de omzet in beginsel naar rato van wat je hebt gepresteerd, als je die voortgang betrouwbaar kunt meten. Verwacht je verlies op een opdracht, dan neem je dat verlies meteen, niet pas bij oplevering.

Houd daarom per opdracht bij: de contractwaarde, wat je hebt gefactureerd, ontvangen voorschotten, gemaakte kosten en uren, het voortgangspercentage, wat er nog te factureren is, en de verwachte totale kosten.

Zonder die projectadministratie kun je aan het eind van het jaar niet onderbouwen wat er op je balans staat.

Btw volgt een eigen ritme

Belangrijk om uit elkaar te houden: voor de btw is je omzetverantwoording niet leidend.

De btw kan verschuldigd worden bij het uitreiken van de factuur, bij het verrichten van de dienst, of bij ontvangst van een vooruitbetaling. Werk je met voorschotten, dan is dat laatste een aandachtspunt: de btw kan verschuldigd zijn voordat het werk klaar is.

Zorg dus dat je projectadministratie de aansluiting kan maken tussen voortgang, facturen, voorschotten, btw-aangiften en de post onderhanden werk op je balans.

De rest is discipline

Factureer op een vast moment, bijvoorbeeld de eerste week van de maand. Dienstverleners die "als het uitkomt" factureren, hebben structureel een slechtere cashflow. Zie Facturen versturen.

Houd je uren bij, ook als je een vaste prijs hebt afgesproken. Zonder uren weet je niet welke opdrachten winstgevend zijn, en heb je bovendien geen onderbouwing voor het urencriterium. Zie Het urencriterium.

Bewaak je debiteuren. Bij een dienst kun je niets terugnemen als er niet betaald wordt.

Veelgestelde vragen

Moet ik btw rekenen aan een Duitse zakelijke klant?
In beginsel niet: je verlegt de btw naar hem en vermeldt "btw verlegd" op de factuur, met zijn btw-nummer erop.

Wat als mijn klant geen geldig btw-nummer heeft?
Dan kun je niet verleggen en behandel je hem in beginsel als particulier. Controleer het nummer dus vóór je factureert.

Ik werk met een vaste projectprijs. Wanneer neem ik de omzet?
Naar rato van de voortgang, als je die betrouwbaar kunt meten. Niet automatisch op het moment van factureren.

Moet ik een voorschot al aangeven voor de btw?
Bij ontvangst van een vooruitbetaling kan de btw verschuldigd worden. Ga daar niet vanuit dat dat pas bij oplevering gebeurt.

Tot slot

Twee dingen bepalen of jouw administratie klopt: weten wat je klant is en waar hij zit, en per opdracht kunnen laten zien hoe ver je bent.

Werk je regelmatig voor buitenlandse klanten of aan projecten over de jaargrens? Laat die opzet één keer goed inrichten. Daarna is het bijhouden.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.