Geschreven door Aziz Talat

Een webshop verkoopt makkelijk over de grens, en daar begint de complexiteit. Zodra je aan particulieren in andere EU-landen levert, verandert er iets aan je btw. Hieronder de drempel die dat in gang zet, de regeling die het beheersbaar houdt, en wat er speelt bij verkoop via een platform.

De drempel van 10.000 euro

Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan geldt één gezamenlijke EU-drempel van 10.000 euro per kalenderjaar, exclusief btw.

Blijf je eronder, dan mag je in beginsel gewoon Nederlandse btw blijven rekenen. Ga je eroverheen, dan moet je vanaf dat moment de btw van het land van je klant rekenen: Duitse btw voor een Duitse klant, Belgische voor een Belgische.

Twee misverstanden hierover komen vaak voorbij. Het is geen bedrag per land maar één grens voor al je EU-verkopen aan particulieren samen. En de drempel telt ook bepaalde digitale diensten mee, niet alleen goederen.

Houd die teller dus actief bij. Je wilt niet in november ontdekken dat je er in juli overheen ging.

De One Stop Shop

Zonder regeling zou je je in elk land waar je klanten hebt apart moeten registreren. Daarvoor bestaat de One Stop Shop, de Unieregeling.

Daarmee geef je alle buitenlandse EU-btw op via één Nederlandse aangifte. Zo werkt het:

1. Je registreert je via Mijn Belastingdienst Zakelijk voor de Unieregeling.

2. Je rekent per verkoop het btw-tarief van het land van je klant.

3. Je houdt per land de omzet, het tarief en de btw bij.

4. Je dient elk kwartaal een OSS-aangifte in en betaalt met de bijbehorende referentie.

De deadlines liggen vast: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Anders dan bij je gewone btw-aangifte moet je ook een nihilaangifte doen als je in een kwartaal niets hebt verkocht.

Let op de bewaartermijn: OSS-administratie bewaar je tien jaar, gerekend vanaf het eind van het jaar van de transactie. Dat is langer dan de zeven jaar die voor je gewone administratie geldt.

Wat je per verkoop moet kunnen aantonen

Je administratie moet per transactie laten zien: de datum van levering, het land van vertrek en van bestemming, het soort goederen, de grondslag, het toegepaste tarief, de verschuldigde btw, en het bewijs waarop je het bestemmingsland baseert.

Dat laatste is het punt dat webshops onderschatten. Je moet kunnen onderbouwen waar je klant zit. Regel dat in je systeem, niet achteraf per bestelling.

Verkoop je via Bol of Amazon?

Dan kan de platformfictie gelden. In bepaalde gevallen wordt het platform voor de btw geacht de goederen zelf te leveren.

Dat speelt vooral bij goederen die van buiten de EU worden ingevoerd en aan een particulier in de EU worden verkocht bij een zending tot 150 euro, en bij goederen die vanuit een EU-opslagplaats worden geleverd door een verkoper van buiten de EU.

Er ontstaan dan twee leveringen voor de btw: van jou aan het platform, en van het platform aan de consument. Het platform rekent en betaalt de btw alsof het zelf de verkoper is.

De fictie geldt niet automatisch bij elke verkoop via een marktplaats. Het hangt ervan af of het platform de verkoop daadwerkelijk faciliteert, bijvoorbeeld via de voorwaarden, de betaling of de aflevering.

Ook als het platform de btw afrekent, blijf je verantwoordelijk voor je eigen administratie. Bewaar de platformrapportages, de commissiefacturen, de retouren en de omzet per land, en stel vast welk deel nog in je eigen btw-aangifte hoort.

Goederen van buiten de EU

Verkoop je goederen die rechtstreeks van buiten de EU naar je klant gaan, dan bestaat voor zendingen tot 150 euro de IOSS-regeling. Je rekent de btw dan bij de aankoop en draagt die via één aangifte af, waardoor er bij invoer niet nog eens btw wordt geheven.

Die grens van 150 euro geldt per zending, niet per artikel. Boven dat bedrag krijg je te maken met invoer-btw, mogelijk douanerechten en de bijbehorende formaliteiten.

IOSS en OSS zijn twee verschillende regelingen: OSS voor je EU-afstandsverkopen, IOSS voor ingevoerde zendingen tot 150 euro.

Wat er verder mis kan gaan

Retouren en creditnota's. In een webshop zijn dat er veel. Verwerk ze consequent, ook in de btw, anders klopt je aangifte niet. Zie Btw-aangifte corrigeren.

Betaalproviders. Wat er op je rekening binnenkomt is de omzet min de kosten van de provider. Boek de brutoomzet en de kosten apart, anders mis je aftrek en klopt je omzet niet.

Voorraad. Die staat op je balans en moet je aan het eind van het jaar echt tellen. Zie Jaarafsluiting.

Koppelingen. Laat je webshop, betaalprovider en boekhouding op elkaar aansluiten. Handmatig overtypen is bij honderden orders per maand geen optie.

Veelgestelde vragen

Moet ik meteen OSS gebruiken als ik één pakket naar België stuur?
Nee. Onder de drempel van 10.000 euro mag je in beginsel Nederlandse btw blijven rekenen.

Kan ik vrijwillig voor OSS kiezen?
Dat kan, ook onder de drempel. Voor sommige webshops is dat eenvoudiger dan de teller bijhouden.

Geldt de KOR ook voor mijn EU-verkopen?
De kleineondernemersregeling en grensoverschrijdende verkoop verhouden zich niet vanzelfsprekend tot elkaar. Laat dat beoordelen voordat je gaat exporteren. Zie De kleineondernemersregeling.

Ik verkoop alleen via Bol. Moet ik dan nog btw-aangifte doen?
Ja. Ook als het platform in bepaalde gevallen de btw afdraagt, houd jij je eigen administratie en aangifte bij.

Tot slot

De kern is de drempel van 10.000 euro en de vraag wat er gebeurt als je eroverheen gaat. Houd die teller bij en zorg dat je systeem het bestemmingsland kan onderbouwen.

Verkoop je via een platform of importeer je van buiten de EU? Dan is dit het moment om je opzet één keer goed te laten inrichten, want achteraf corrigeren over meerdere landen is een flinke klus.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.