Geschreven door Aziz Talat

Je behandelt patiënten, en daarnaast geef je een training, doe je een keuring of verkoop je producten. Dan heb je vrijgestelde én belaste omzet, en mag je de btw op je kosten niet meer volledig aftrekken. Hieronder hoe je bepaalt welk deel wel.

Waarom dit speelt

Btw op kosten mag je aftrekken voor zover die kosten samenhangen met belaste omzet. Vrijgestelde omzet geeft geen recht op aftrek.

Heb je allebei, dan moet je je kosten verdelen. Dat is geen keuze maar een verplichting, en het is het onderwerp waar bij een controle in de zorg als eerste naar wordt gekeken.

Twijfel je of jouw prestaties vrijgesteld zijn? Begin dan daar. Zie Btw-vrijstelling in de zorg.

Stap 1: reken zoveel mogelijk direct toe

Voordat je gaat rekenen met percentages, splits je alles wat te splitsen valt.

Kosten die alleen bij belaste omzet horen: btw volledig aftrekbaar. Denk aan lesmateriaal voor je trainingen of de inkoop van producten die je doorverkoopt.

Kosten die alleen bij vrijgestelde omzet horen: geen aftrek. Denk aan behandelapparatuur die je uitsluitend in de praktijk gebruikt.

Kosten die bij allebei horen: dat zijn je algemene kosten, en die verdeel je in stap 2. Denk aan je boekhouder, je telefoon, je huur en je administratiesoftware.

Hoe meer je direct toerekent, hoe kleiner het deel waarover je moet schatten. Dat scheelt discussie.

Stap 2: de pro rata over je algemene kosten

De hoofdregel is de omzetverhouding. Je berekent welk deel van je totale omzet belast is, en dat percentage van de btw op je algemene kosten mag je aftrekken.

Een voorbeeld. Je hebt 90.000 euro vrijgestelde behandelomzet en 10.000 euro belaste trainingsomzet. Dan is 10 procent van je omzet belast, en mag je 10 procent van de btw op je algemene kosten aftrekken.

Let op dat incidentele opbrengsten de verhouding kunnen vertekenen. Bepaalde financiële opbrengsten en de verkoop van onroerend goed kunnen buiten de berekening blijven.

Wanneer je uitgaat van werkelijk gebruik

Geeft de omzetverhouding geen juist beeld van hoe je de kosten werkelijk gebruikt, dan moet of mag je aansluiten bij het werkelijk gebruik.

Dat speelt bijvoorbeeld als een ruimte duidelijk voor het ene of het andere wordt gebruikt, als apparatuur of medewerkers afzonderlijk toe te rekenen zijn, of als je belaste activiteiten structureel veel meer kosten veroorzaken dan hun omzetaandeel suggereert.

Dat laatste is in de zorg reëel. Een kleine belaste tak die veel apparatuur of ruimte vraagt, komt er met de omzetverhouding bekaaid vanaf. Kun je het werkelijke gebruik onderbouwen, bijvoorbeeld met vierkante meters of geregistreerde uren, dan is dat de betere maatstaf.

Wat je niet doet: elk jaar de methode kiezen die het beste uitkomt. Kies een methode die je kunt onderbouwen en houd die consequent aan.

Stap 3: herzien als het gebruik verandert

Je aftrek is gebaseerd op het verwachte gebruik. Verandert dat later, dan moet je corrigeren.

De termijnen: vijf boekjaren voor roerende investeringsgoederen en tien boekjaren voor onroerende zaken, in beide gevallen inclusief het jaar van ingebruikname. Voor overige goederen en diensten corrigeer je in het jaar van aanschaf als de aftrek niet juist blijkt.

Concreet: koop je apparatuur die je eerst voor je belaste tak gebruikt en later alleen nog in de vrijgestelde praktijk, dan moet je een deel van de afgetrokken btw terugbetalen. Andersom kan ook, in je voordeel.

Aan het eind van het jaar bereken je bovendien je definitieve verhouding en corrigeer je het verschil met wat je per kwartaal hebt afgetrokken. Zie Jaarafsluiting.

En de kleineondernemersregeling?

Je vrijgestelde zorgomzet is al vrijgesteld op grond van de gewone regels. Daar heb je de KOR niet voor nodig.

De KOR kan wel interessant zijn voor je belaste tak, als die klein is. De omzetgrens ligt op 20.000 euro per kalenderjaar.

Twee dingen om mee te wegen. Onder de KOR vervalt je recht op aftrek van voorbelasting helemaal, ook op je belaste tak. En in- of uitstappen kan leiden tot herziening van eerder afgetrokken btw. Laat dat doorrekenen voordat je aanmeldt. Zie De kleineondernemersregeling.

Wat je administratie moet laten zien

Houd je omzetstromen gescheiden vanaf de bron, niet pas bij de jaarafsluiting. Leg per stroom vast wat de prestatie is en op welke grond die vrijgesteld of belast is.

Boek je kosten meteen in drie categorieën: alleen belast, alleen vrijgesteld, en algemeen. Dat kost bij het inboeken een seconde en scheelt achteraf een reconstructie.

Bewaar de onderbouwing van je verdeelsleutel, zeker als je met werkelijk gebruik werkt.

Veelgestelde vragen

Ik heb maar een klein beetje belaste omzet. Moet ik dit echt doen?
Ja. Er is geen ondergrens waaronder je de splitsing mag overslaan.

Mag ik elk jaar een andere methode kiezen?
Nee, kies een methode die past bij je situatie en houd die aan. Wisselen om fiscale redenen is niet houdbaar.

Wat als mijn verhouding elk jaar verschilt?
Dat is normaal. Je berekent per jaar opnieuw en corrigeert aan het eind van het jaar.

Telt de verkoop van producten aan patiënten mee als belaste omzet?
Meestal wel. De verkoop van een product is iets anders dan een behandeling.

Tot slot

De volgorde is: eerst zoveel mogelijk direct toerekenen, dan pas pro rata over wat overblijft, en aan het eind van het jaar corrigeren.

Heb je naast je praktijk een training, een keuring of een winkeltje? Laat de verdeelsleutel één keer goed vaststellen. Daarna is het bijhouden, en heb je bij een controle een verhaal dat klopt.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.