Geschreven door Aziz Talat

De btw die je zelf betaalt op zakelijke inkopen mag je aftrekken van de btw die je afdraagt. Dat heet voorbelasting. Het klinkt simpel, maar er zitten voorwaarden aan en er zijn categorieën waar het niet of maar deels mag. Hieronder de regels.

De hoofdregel

Je mag btw aftrekken op goederen en diensten die je gebruikt voor belaste omzet. Twee voorwaarden: je hebt een correcte factuur, en de uitgave is zakelijk.

Geen factuur betekent geen aftrek. Een bonnetje van de bouwmarkt van 40 euro voldoet, maar bij grotere bedragen heb je een volledige factuur nodig met beide btw-nummers, een factuurnummer, een datum en een omschrijving.

Wat je nooit kunt aftrekken

Btw op omzet die vrijgesteld is, kun je niet aftrekken. Dat is het wezenlijke verschil tussen vrijgesteld en het nultarief.

Btw op privé-uitgaven kun je evenmin aftrekken. Ook niet als je de rekening toevallig zakelijk hebt betaald.

Verder is de btw op eten en drinken in een horecagelegenheid uitgesloten van aftrek. Een lunch met een klant in een restaurant levert dus geen btw-teruggaaf op, ook al is de kostenpost deels aftrekbaar in de inkomstenbelasting. Zie Zakelijke kosten aftrekken.

Zakelijk én privé gebruikt

Gebruik je iets voor beide, dan trek je alleen het zakelijke deel af. Denk aan je telefoon, je internetabonnement of je auto.

Je bepaalt een verdeelsleutel die je kunt onderbouwen en past die consequent toe. Verzin niet elk kwartaal een nieuw percentage.

De correctie aan het eind van het jaar

Voor personeelsvoorzieningen, relatiegeschenken en privégebruik geldt een correctie in de laatste btw-aangifte van het jaar. Vergeet die niet, want het is een van de meest voorkomende redenen voor een suppletie achteraf.

Bij een auto van de zaak die je ook privé gebruikt, corrigeer je in die laatste aangifte een percentage van de catalogusprijs: 2,7 procent, of 1,5 procent in bepaalde gevallen zoals een auto die je zonder btw hebt aangeschaft of die je al langer dan vijf jaar in gebruik hebt. Zie Auto zakelijk of privé.

Voor relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen geldt een drempel per ontvanger per jaar. Blijf je eronder, dan hoef je niet te corrigeren.

Investeringen en de herzieningstermijn

Koop je een bedrijfsmiddel, dan trek je de btw in één keer af in het tijdvak van aanschaf. Voor de inkomstenbelasting schrijf je hem af over meerdere jaren, maar voor de btw niet.

Wel geldt er een herzieningstermijn: vijf jaar voor roerende bedrijfsmiddelen en tien jaar voor onroerende zaken. Verandert het gebruik in die periode, bijvoorbeeld van belast naar vrijgesteld, dan corrigeer je een deel van de eerder afgetrokken btw.

Kosten van vóór je start

Btw op kosten die je maakte voordat je stond ingeschreven, kun je onder voorwaarden alsnog terugvragen, als die kosten aantoonbaar voor je onderneming waren.

Denk aan een laptop, een website of advieskosten. Bewaar die facturen dus, ook als je nog geen btw-nummer had. Zie Inschrijven bij de KVK.

Praktisch

Verwerk facturen doorlopend in plaats van vlak voor de deadline. Wat je niet hebt ingeboekt, trek je niet af.

Bewaar je facturen zeven jaar, en voor onroerend goed tien jaar. Digitaal mag, mits het origineel leesbaar en compleet blijft.

En zet privé-uitgaven niet op de zakelijke rekening. Dat scheelt correcties en discussie achteraf.

Veelgestelde vragen

Mag ik btw op een zakelijke lunch aftrekken?
Niet bij consumptie in een horecagelegenheid. Die btw is uitgesloten van aftrek.

Ik heb geen factuur, alleen een bankafschrift. Kan ik dan aftrekken?
Nee. Zonder factuur waarop de btw staat vermeld, is er geen aftrek. Vraag de factuur alsnog op.

Wat als ik meer voorbelasting heb dan af te dragen btw?
Dan krijg je het verschil terug van de Belastingdienst. Dat is normaal in een investeringsjaar of bij een startende onderneming.

Geldt dit ook onder de kleineondernemersregeling?
Nee. Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening en trek je ook geen voorbelasting af. Zie De kleineondernemersregeling.

Tot slot

Voorbelasting is een van de weinige plekken waar goede administratie direct geld oplevert. Elke factuur die je niet inboekt, is btw die je laat liggen.

Let vooral op de correctie in je laatste aangifte van het jaar. Daar gaat het het vaakst mis.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.