Geschreven door Aziz Talat

Werk je met licenties, gebruiksrechten of royalty's, dan verkoop je iets anders dan tijd. Dat heeft gevolgen voor je btw, voor het moment waarop je omzet neemt, en voor wat je moet vastleggen. Hieronder de praktijk.

Een auteursrecht maakt een factuur niet vrijgesteld

Begin bij dit misverstand. Dat er auteursrecht in het spel is, zegt niets over je btw-tarief.

De vrijstelling die er bestaat voor componisten, schrijvers, cartoonisten en journalisten ziet op bepaalde persoonlijke beroepsactiviteiten, niet op alle inkomsten die toevallig met auteursrecht te maken hebben. Zie Btw-vrijstelling voor schrijvers en journalisten.

De vuistregels:

• een licentie voor commercieel gebruik van een foto, ontwerp, tekst of illustratie: meestal 21 procent

• een redactionele journalistieke bijdrage die onder de vrijstelling valt: geen btw

• verkoop van een kunstvoorwerp door de maker: mogelijk 9 procent, afhankelijk van de wettelijke kwalificatie

• overdracht van auteursrechten door een ontwerper, fotograaf of commerciële tekstschrijver: doorgaans 21 procent

Splits je opdracht in onderdelen

Op één opdracht zitten vaak meerdere prestaties. Beoordeel ze apart:

• de fysieke levering van het werk

• de creatieve dienst zelf

• overdracht of licentie van exploitatierechten

• reproductie- en gebruiksrechten

• een eventuele royaltybetaling

Zolang alles onder hetzelfde tarief valt, hoef je op de factuur niet te splitsen. Zodra er een vrijgesteld of laagbelast onderdeel bij zit, wel.

Wat er in elke overeenkomst hoort

Dit is het deel dat je later geld bespaart, of oplevert. Leg per overeenkomst vast:

• welk werk je levert

• of het eigendomsoverdracht is of alleen een gebruiksrecht

• voor welk gebied en welke looptijd

• of het exclusief is

• voor hoeveel reproducties of media

• of het een vergoeding ineens is of een periodieke royalty

• het btw-tarief of de vrijstelling

• de datum van de prestatie en van de betaling

Die laatste twee lijken administratief, maar bepalen in welk tijdvak je btw verschuldigd bent.

Wanneer is de btw verschuldigd?

Bij doorlopende licenties en royalty's loopt dit makkelijk mis, omdat er tijd zit tussen het werk, de overeenkomst en het geld.

De btw kan verschuldigd worden bij het uitreiken van de factuur, bij het verrichten van de prestatie, of bij ontvangst van een vooruitbetaling. Krijg je een voorschot op royalty's, dan kan de btw dus al verschuldigd zijn voordat er iets is afgerekend.

Werk je met periodieke afrekeningen van een uitgever of platform, spreek dan af wanneer je factureert en houd dat ritme aan.

Royalty's die je zelf moet berekenen

Bij veel platforms en uitgevers krijg je een afrekening in plaats van dat je zelf factureert. Behandel die afrekening als een bron voor je administratie, niet als je administratie.

Controleer per periode of het uitbetaalde bedrag klopt met de overeengekomen staffel, en of er kosten of commissies zijn ingehouden. Boek de bruto vergoeding als omzet en de ingehouden commissie als kostenpost. Boek je alleen het nettobedrag, dan is je omzet te laag en mis je bovendien de aftrek op die kosten.

Datzelfde geldt voor buitenlandse platforms, waar vaak ook nog bronbelasting of een valutakoers doorheen loopt.

Buitenlandse afnemers

Licentieer je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je de btw in beginsel naar hem, met de vermelding "btw verlegd" en beide btw-nummers op de factuur. Je meldt het bovendien in de opgaaf intracommunautaire prestaties.

Bij een zakelijke afnemer buiten de EU ligt de plaats van dienst doorgaans buiten Nederland en reken je geen Nederlandse btw.

Bij particulieren gelden andere regels, met uitzonderingen voor elektronische diensten. Zie Btw verleggen.

Wanneer je omzet neemt

Krijg je een bedrag ineens voor een licentie van drie jaar, dan is dat niet automatisch allemaal omzet van dit jaar.

Loopt de prestatie door over meerdere jaren, dan hoort de opbrengst in beginsel te worden verantwoord in de periode waarop die betrekking heeft. Het deel dat op latere jaren ziet, staat als vooruitontvangen bedrag op je balans.

Dat is niet alleen boekhoudkundig netjes: het voorkomt dat je in één jaar een piek in je winst hebt en in de jaren daarna niets, met de bijbehorende belastingdruk. Zie Boekhouding voor consultants.

Gemengde omzet? Splits ook je kosten

Heb je zowel vrijgestelde als belaste omzet, dan mag je de btw op je kosten niet meer volledig aftrekken.

Reken zoveel mogelijk direct toe en verdeel alleen de echte gemengde kosten. Zie Gemengde omzet in de zorg voor hoe die verdeling werkt; de methodiek is dezelfde.

Veelgestelde vragen

Moet ik btw rekenen over een licentie?
Bij commercieel gebruik in beginsel 21 procent. Alleen als de prestatie zelf onder een vrijstelling valt, is dat anders.

Ik krijg royalty's van een buitenlands platform. Wat nu?
Boek de bruto vergoeding als omzet en de ingehouden commissie als kosten. Beoordeel daarnaast waar de dienst belast is.

Mag ik een voorschot op royalty's later verantwoorden?
Voor de btw kan een vooruitbetaling al direct tot verschuldigdheid leiden. Voor je winstverantwoording geldt de periode waarop het ziet.

Verkoop ik mijn auteursrecht als ik een factuur stuur?
Alleen als je dat expliciet afspreekt. Zonder duidelijke afspraak geef je meestal een gebruiksrecht, geen eigendom.

Tot slot

Behandel een licentie als wat het is: een aparte prestatie met een eigen tarief, een eigen moment en een eigen looptijd.

Leg per overeenkomst vast wat je levert, voor hoe lang en voor welk gebruik. Dat is de basis voor je btw, voor je omzetverantwoording en voor het gesprek met je klant als het werk ergens opduikt waar het niet hoort.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.