Geschreven door Aziz Talat

In de vervoerssector hangt het btw-tarief af van wat je vervoert. Mensen vallen onder het lage tarief, goederen onder het hoge. Ga je de grens over, dan komt er een derde mogelijkheid bij. Hieronder de tarieven en de administratie die erbij hoort.

Mensen of goederen: dat bepaalt het tarief

Personenvervoer per taxi: 9 procent. Openbaar personenvervoer valt eveneens onder 9 procent.

Goederenvervoer en koeriersdiensten: 21 procent.

Aanvullende logistieke diensten, opslag en distributie vallen doorgaans ook onder 21 procent.

Dat verschil van twaalf procentpunt maakt de kwalificatie belangrijk. Bij taxivervoer moet het vervoer zelf centraal staan. Lever je feitelijk een chauffeursdienst, doe je vervoersbemiddeling of ben je koerier, dan kan de kwalificatie anders uitpakken.

Over de grens: nultarief of verlegd

Bij internationaal goederenvervoer kan het nultarief gelden, bijvoorbeeld bij vervoer dat rechtstreeks samenhangt met uitvoer buiten de EU, bij invoer waarbij de vervoerskosten in de douanewaarde zitten, en bij bepaalde intracommunautaire goederenbewegingen.

Belangrijk om uit elkaar te houden: nultarief is niet hetzelfde als verlegd.

Bij het nultarief verricht jij de prestatie en bereken je geen btw, maar je houdt wel je recht op aftrek van voorbelasting.

Bij verlegging verschuift de heffing naar je afnemer. Dat speelt onder meer bij grensoverschrijdende diensten aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat. Zie Btw verleggen.

Je factuur moet de juiste vermelding bevatten, dus een verwijzing naar het nultarief of de vermelding "btw verlegd". En je moet kunnen aantonen waarom die behandeling geldt. Bewaar dus je vrachtbrieven en vervoersbewijzen: dat is je bewijs.

De administratie van een taxibedrijf

Voor taxi geldt een zwaardere registratieplicht dan voor de meeste ondernemingen. Je administratie moet per rit laten zien:

• datum en tijd

• vertrek- en aankomstpunt

• de ritprijs en de toegepaste btw

• of het een zakelijke of particuliere opdrachtgever betreft

• de gereden kilometers

• de omzet per rit of dienst

• de contante en elektronische betalingen

Daarnaast kunnen sectorspecifieke verplichtingen gelden rond de boordcomputer taxi of de daarvoor geldende digitale rittenregistratie, met registratie van ritten, werktijd en rusttijd.

De conclusie voor je boekhouding: een globale omzetadministratie volstaat niet. Bij een controle wordt van rit naar omzet naar aangifte gerekend, en dat spoor moet lopen.

Werk je veel met contant geld, dan gelden bovendien de eisen aan je kasadministratie. Zie Kasadministratie.

De kostenkant: waar het geld zit

In transport zitten je grootste aftrekposten in het voertuig zelf.

Brandstof, onderhoud, banden, verzekering, motorrijtuigenbelasting en afschrijving zijn zakelijke kosten. Staat het voertuig op de zaak, dan trek je de btw op die kosten af.

Let op de correctie voor privégebruik in je laatste aangifte van het jaar als je het voertuig ook privé gebruikt. Zie Auto zakelijk of privé en Voorbelasting terugvragen.

Koop je een bestelbus of taxi, dan telt die investering mee voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Anders dan bij een gewone personenauto: die is uitgesloten, tenzij bestemd voor beroepsvervoer. Voor een taxi kan de aftrek dus wél gelden. Zie Investeringsaftrek (KIA).

Werk je als zzp'er voor één opdrachtgever?

In de bezorg- en transportsector is dat gebruikelijk, en het is precies de situatie waar de discussie over schijnzelfstandigheid over gaat.

Rijd je in een auto van de opdrachtgever, in hun kleuren, volgens hun planning en hun instructies, dan wijst veel richting een dienstverband.

Let ook op je tarief. Per 31 december 2026 geldt een rechtsvermoeden van een arbeidsovereenkomst bij een beloning van ten hoogste 36 euro per uur. Een flink deel van de bezorgtarieven ligt daaronder, waardoor de opdrachtgever moet aantonen dat het geen dienstverband is. Zie Schijnzelfstandigheid.

Veelgestelde vragen

Ik rijd taxi én doe pakketbezorging. Eén tarief?
Nee. Personenvervoer is 9 procent, pakketbezorging 21 procent. Splits je omzet.

Moet ik btw rekenen bij vervoer naar Duitsland voor een Duitse klant?
Bij een zakelijke afnemer in een andere EU-lidstaat verleg je in beginsel. Bij vervoer samenhangend met uitvoer kan het nultarief gelden. Leg per rit vast welke situatie zich voordoet.

Is maaltijdbezorging 9 procent omdat het eten is?
Nee. Jij vervoert, je verkoopt geen eten. De bezorgdienst is in beginsel 21 procent.

Mag ik de btw op mijn bestelbus aftrekken?
Ja, voor zover je hem zakelijk gebruikt. Bij privégebruik volgt een correctie in je laatste aangifte van het jaar.

Tot slot

De vuistregel is simpel: mensen 9 procent, goederen 21 procent, en over de grens eerst uitzoeken of het nultarief of verlegging geldt.

Het echte werk zit in je registratie. In deze sector wordt bij een controle van rit naar factuur naar aangifte gerekend, en die keten moet kloppen.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.