Geschreven door Aziz Talat

Werk je met contant geld, dan is je kasadministratie het eerste waar een controleur naar kijkt. Niet omdat er iets mis is, maar omdat het de plek is waar fouten het makkelijkst ontstaan en het lastigst te reconstrueren zijn. Hieronder wat je moet vastleggen en welke signalen aandacht trekken.

Eerst: voor sommige branches is het kasstelsel verplicht

Dit is een aparte regeling die vaak wordt gemist. Voor onder meer kappers en schoonheidsverzorgingsbedrijven is het kasstelsel verplicht.

Bij het kasstelsel geef je de btw aan op het moment dat je de betaling ontvangt, niet op de factuurdatum. Voor een salon die direct afrekent scheelt dat weinig. Werk je met facturen, strippenkaarten of pakketten die vooruit worden betaald, dan wel.

Ook horeca, detailhandel en andere bedrijven die vooral aan particulieren leveren, vallen doorgaans onder het kasstelsel. Controleer of dat voor jou geldt, want het bepaalt in welk tijdvak je omzet valt. Zie Btw-aangifte doen.

Wat je dagelijks vastlegt

Een sluitende kasadministratie laat zien wat er is binnengekomen en waarom het saldo klopt. Leg vast:

• de beginkas en de eindkas

• de contante ontvangsten

• de pin- en kaartbetalingen

• privéopnamen en privéstortingen

• kasverschillen

• retouren en annuleringen

• de omzet uitgesplitst per btw-tarief

• ingekochte voorraad en verbruikte materialen

Die uitsplitsing per tarief is geen extraatje. In een salon of horecazaak lopen 9 en 21 procent door elkaar, en zonder splitsing per transactie kun je die achteraf niet meer maken. Zie Btw voor kappers en schoonheidsspecialisten en Btw in de horeca.

De twee signalen die aandacht trekken

Een negatieve kas. Je kas kan nooit onder nul komen, want je kunt niet meer contant uitgeven dan er in de la ligt. Staat er toch een negatief saldo, dan klopt er iets niet: een ontvangst is niet geboekt, of een uitgave is dubbel geboekt. Dit is het klassieke startpunt van een boekenonderzoek.

Structurele onverklaarde kasverschillen. Een klein verschil komt voor. Elke week een verschil in dezelfde richting niet.

Tel je kas daarom regelmatig echt, en boek het verschil als je het vindt. Een verschil dat je registreert en verklaart is een administratief feit. Een verschil dat pas bij de jaarafsluiting opduikt, is een probleem.

Zorg dat alles op elkaar aansluit

De kern van een controleerbare administratie is dat de bronnen elkaar bevestigen. Zorg dat deze op elkaar aansluiten:

• je kassa-afslag en je dagstaat

• je pinrapporten en je bankmutaties

• je afsprakensysteem of boekingssysteem en je omzet

• je inkoop en je voorraad

• je omzet per tarief en je btw-aangifte

Dat laatste punt is de belangrijkste jaarlijkse controle: telt de btw uit je administratie op tot wat je hebt aangegeven? Zo niet, corrigeer dat met een suppletie. Zie Btw-aangifte corrigeren.

Waarom een boekingssysteem meetelt

In branches met afspraken, zoals een kapsalon of een praktijk, is je agenda feitelijk een omzetregistratie. Als je agenda 30 afspraken laat zien en je kassa 24 transacties, is dat een vraag die je moet kunnen beantwoorden.

Bewaar die gegevens dus, ook als je ze zelf niet meer nodig hebt. Ze horen bij je administratie.

Praktische afspraken die veel schelen

Sluit dagelijks af, niet wekelijks. Vijf dagen terugzoeken kost meer tijd dan vijf keer afsluiten.

Haal privé uit de kas met een expliciete boeking, niet door een briefje in de la. Zie Privéonttrekkingen in een VOF als je met een compagnon werkt.

Betaal zakelijke uitgaven bij voorkeur van de zakelijke rekening en niet contant uit de kas. Dat scheelt boekingen en discussie. Zie Zakelijke rekening.

Zet de btw die je ontvangt apart. In een contante branche voelt de kas als jouw geld, maar een deel ervan is dat niet.

Hoelang bewaren?

Je administratie bewaar je zeven jaar. Dat geldt ook voor je kassagegevens, dagstaten, pinrapporten en je boekingssysteem.

Een enkele omzetdagstaat is daarbij vaak niet genoeg: de detailgegevens zijn nodig om de omzet en de tariefverdeling te kunnen controleren. Bewaar dus de onderliggende registratie en niet alleen het totaal. Zie Administratie bewaren.

Veelgestelde vragen

Moet ik een kasboek bijhouden als ik nauwelijks contant ontvang?
Ontvang je contant geld, dan hoort dat vastgelegd te worden, hoe weinig het ook is. Ontvang je helemaal niets contant, dan is er geen kas.

Mag mijn kas negatief staan?
Nee. Een negatieve kas betekent per definitie dat er een boeking ontbreekt of fout is.

Is een kassabon genoeg als vastlegging?
Voor de klant wel. Voor jouw administratie heb je de dagelijkse registratie en de aansluiting met je bank nodig.

Wat als ik een kasverschil heb?
Boek het en noteer wat je hebt gecontroleerd. Verschillen wegwerken door de kas kloppend te maken is precies wat je niet moet doen.

Tot slot

Een goede kasadministratie is dagelijks werk van een paar minuten en voorkomt een reconstructie van maanden.

Onthoud de twee harde punten: je kas kan nooit negatief zijn, en je omzet moet per btw-tarief zijn uitgesplitst op het moment van de transactie. Alles daarna is aansluiten en bewaren.

Wil je hierover sparren? Plan een vrijblijvend gesprek in.